Reklama
Podczas podróży służbowych prawdopodobnie wiesz, jak żmudne może być śledzenie wydatków na podróże, jedzenie, hotel i rozrywkę. Często wymaga to pamiętania o otrzymywaniu pokwitowań, ich zestawieniu i przedstawieniu firmie lub organizacji raportu wydatków. ExpenseCloud, nowa usługa internetowa i aplikacja mobilna, mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu.
ExpenseCloud działa podobnie do popularnej osobistej usługi finansowej, Mint.com. Za pomocą ExpenseCloud możesz importować transakcje z internetowych kont kart kredytowych i debetowych lub ręcznie dodawać wydatki, a na koniec tworzyć raport z wydatków do zatwierdzenia.
Chociaż opcje płatności premium w ExpenseCloud będą najbardziej przydatne dla firm posiadających kilka kont, bezpłatne konto dla osób fizycznych może być również przydatne dla powiedzmy nauczycieli, freelancerzy, pracownicy rządowi itp., którzy mogą nie mieć konta firmowego, ale muszą śledzić wydatki i przedstawiać raport wydatków, nawet w przypadku podatków cele.
Jak to działa
ExpenseCloud to wieloplatformowa aplikacja mobilna na iPhone'a, Blackberry i Androida. Po zarejestrowaniu konta możesz zacząć korzystać bezpośrednio z ExpenseCloud. Interfejs użytkownika ekranu głównego składa się z prostego zestawu przycisków wprowadzania danych do rejestrowania parkowania, wydatków hotelowych, przebiegu, rozrywki, podróży lotniczych, posiłków i innych wydatków.
Po dotknięciu kategorii możesz ręcznie dodać wydatek, który zawiera pola danych dla kwoty, daty i sprzedawcy, a jeśli wydatek jest rozliczany lub opłacany z góry. Jeśli podróżujesz za granicę, możesz także wskazać używaną walutę.
Ponieważ ExpenseCloud jest na twoim iPhonie, robisz zdjęcia pokwitowań za pomocą wbudowanego aparatu. Aparat iPhone'a przechwytuje dokumenty nawet lepiej niż niektóre skanery, a przy odrobinie praktyki pobranie paragonu i zapisanie go na iPhonie zajmuje mniej niż 30 sekund. Możesz użyć zielonego przycisku Dodaj z poziomu ExpenseCloud, aby aktywować aparat lub dodać istniejące zdjęcie paragonu w bibliotece.
Dzięki ExpenseCloud możesz oczywiście ręcznie wprowadzać dane, tak jak w przypadku zapisywania paragonów i elementów dziennika za pomocą pióra i papieru. Ale ExpenseCloud działa jak arkusz kalkulacyjny, więc po ręcznym wprowadzeniu danych zapewnia szczegółowy raport, obliczający wszystkie dane za Ciebie, co czyni go bardziej precyzyjnym. Wszystkie dane wprowadzone w mobilnej wersji ExpenseCloud są zsynchronizowane z kontem online i odwrotnie.
Automatyczne importowanie wydatków
ExpenseCloud działa podobnie do Mint.com, ponieważ może łączyć się z osobistymi kontami kart kredytowych i debetowych oraz pobierać je transakcje na twoje konto ExpenseCloud, co z kolei zmniejsza potrzebę ręcznego wprowadzania danych, z wyjątkiem oczywiście płatności za pomocą gotówki.
Automatyczny import to przydatny sposób na zaoszczędzenie czasu, zwłaszcza jeśli wykonujesz wiele podróży służbowych, w których musisz zarządzać wydatkami i raportować je. Podobnie jak Mint, dostęp ExpenseCloud do twoich kont kredytowych nie pozwala Tobie ani nikomu innemu na wprowadzanie zmian za pomocą ExpenseCloud. Pobiera tylko transakcje do celów sprawozdawczych.
Raporty wydatków
Ogromna oszczędność czasu polega na zbieraniu i sortowaniu rachunków, obliczaniu wydatków i tworzeniu raportu z wydatków. ExpenseCloud wykonuje te zadania za Ciebie. Po powrocie z podróży możesz nawet dodać wydatki, które nie zostały jeszcze zarejestrowane, a następnie po prostu utworzyć raport, który można wyeksportować do pliku PDF lub wysłać pocztą elektroniczną bezpośrednio do księgowości.
Jeśli wykonasz kopie zdjęć paragonów, zostaną one oczywiście również dodane do raportu.
cennik
Większe firmy prawdopodobnie założą konta ExpenseCloud dla swoich pracowników, ale istnieją również bezpłatne i tanie opcje indywidualne. Bezpłatny plan obejmuje automatyczny import wydatków, funkcje raportowania, korzystanie z bezpłatnej aplikacji mobilnej synchronizuje się z Twoim internetowym kontem ExpenseCloud i integruje się z innym oprogramowaniem konta, takim jak Quickbooks.
Dzięki technologii mobilnej, takiej jak ExpenseCloud, nie ma powodu, aby trzymać się przestarzałych kwitów papierowych i metody śledzenia wydatków w arkuszu dziennika. Daj nam znać, co myślisz o ExpenseCloud. Czy to usługa, którą Twoim zdaniem możesz spróbować?
Bakari jest niezależnym pisarzem i fotografem. Wieloletni użytkownik komputerów Mac, miłośnik muzyki jazzowej i rodzina.