Reklama
Dante się mylił; istnieje dziesięć kręgów piekła, z których najgłębsze jest zarezerwowane dla tych, którzy popełniają najbardziej ohydne grzechy w e-mailach. E-mail jest już dostępny, ale są grzesznicy, którzy pogarszają sytuację reszty z nas. Dzisiaj przyjrzę się niektórym z najcięższych sposobów, w jakie ludzie mogą nadużywać poczty e-mail i sprawić, że życie stanie się dla innych realne.
Nie martw się jednak, nawet jeśli jesteś grzesznikiem, nie jesteś skazany na wieczność cierpienia. Przyjmijcie tygodniową pokutę, aby naprawić błąd waszych dróg i żałować za grzechy w e-mailu, a wszystko zostanie wybaczone.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czy jesteś święty e-mail 7 wytycznych netykiety do pisania e-maili i postów na forumNetykieta to skrót od etykiety sieciowej lub internetowej. Obejmuje specjalny zestaw konwencji społecznych spotykanych w interakcjach online. Podczas gdy netykieta jest bardzo podobna do dobrego zachowania lub etykiety w spotkaniach offline, istnieją ... Czytaj więcej lub grzesznik.
Wysyłanie wiadomości e-mail do zbyt wielu osób
Wysyłanie wiadomości e-mail jest niezwykle tanie. Jedna osoba może poświęcić pięć minut na napisanie wiadomości e-mail i wysłanie jej do tysięcy, a nawet setek tysięcy odbiorców. Ogólnie biorąc, otrzymywanie jest niezwykle kosztowne. Jeśli przeczytanie zajmuje dwie minuty lub nawet 30 sekund, to liczba osób-minut, które może zmarnować pojedynczy e-mail, jest ogromna. Jest to ogromna strata produktywnego czasu. Nawet jeśli podejmiesz kroki w celu zminimalizowania wpływu, na przykład utworzenie wielopoziomowego systemu komunikacji Użyj tego 3-poziomowego systemu komunikacji, aby oprzeć się rozproszeniomPotrzeba ciągłego pozostawania w kontakcie rozprasza. Aby zarządzać relacjami i czasem, zarządzaj także sposobem komunikowania się ze światem. Utwórz inteligentny 3-poziomowy plan. Czytaj więcej , wciąż musisz sobie z tym poradzić.
W zbyt wielu organizacjach obowiązują zasady, zgodnie z którymi każdy, każdy i pies każdego z nas ma dostęp do wszystkich e-maili. Nie wszyscy muszą otrzymywać każdy pojedynczy e-mail. Jeśli jesteś jedną z osób, które opracowują takie zasady, lub po prostu wyrzucasz wszystkich z nawyku, gdy nie musisz, jesteś grzesznikiem e-mail.
Nie martw się jednak, pokuta jest prosta. Przez tydzień wysyłaj e-maile tylko do osób, które absolutnie muszą je otrzymać. W razie wątpliwości nie wysyłaj wiadomości e-mail. Prawdopodobnie będziesz zaskoczony, jak mało to wpływa na to, jak wszystko działa.
Jako bonus, im więcej e-maili wysyłasz, tym bardziej prawdopodobne jest, że je otrzymasz, więc jeśli masz do czynienia z przeciążeniem własnym e-mailem, może to również pomóc.
Nadużywanie Odpowiedz wszystkim
E-mail działa najlepiej, gdy jest używany dokładnie jak list: jedna osoba wysyła innej osobie jedną wiadomość i czeka na odpowiedź. E-mail działa również wtedy, gdy jedna osoba wysyła pojedynczą wiadomość do wielu osób (o ile tylko one wszystko trzeba go otrzymać). Nawet z wspaniałe funkcje, takie jak wiadomości wątkowe 7 powodów, dla których powinieneś przestać używać stacjonarnych klientów poczty e-mailCzy internetowy klient poczty e-mail jest lepszy niż opcja na komputery? Przyjrzeliśmy się różnym zaletom i wadom i znaleźliśmy dla Ciebie odpowiedź. Czytaj więcej , poczta e-mail po prostu nie jest zaprojektowana do prawidłowej obsługi wielu wiadomości.
Problem staje się naprawdę widoczny w przypadku e-maili grupowych. Traktuję je nieco wyżej niż bombę nuklearną jako najgorszy rozwój technologiczny XX wieku. Wątek wiadomości e-mail z 15 lub 20 osobami odpowiadającymi może szybko wymknąć się spod kontroli jeśli ludzie nie są ostrożni Nie potykaj się: 5 grupowych zachowań e-mailowych, których należy unikaćStworzenie dobrego e-maila nie jest łatwe i jest to sztuka, którą niewiele osób jest w stanie udoskonalić. Grupowe wiadomości e-mail nie są łatwiejsze. Te wskazówki powinny pomóc ulepszyć Twoje wiadomości. Czytaj więcej . I pamiętaj, że każda wysłana wiadomość jest dla kogoś innym powiadomieniem.
Chociaż pierwsza wiadomość mogła być odpowiednia dla wszystkich w organizacji, istnieje prawdopodobieństwo, że odpowiedzi nie są. Jeśli szef wyśle pytanie do całego personelu, zrób to ze swoimi współpracownikami naprawdę potrzebujesz zobaczyć swoją odpowiedź? Nadmierne użycie przycisku Odpowiedz wszystko jest jednym z największych grzechów w e-mailach, jakie możesz popełnić.
Ponownie pokuta jest dość prosta. Przez tydzień możesz użyć tylko przycisku odpowiedzi. Jeśli więcej niż jedna osoba potrzebuje zobaczyć odpowiedź, ręcznie je CC. Przycisk „Odpowiedz wszystkim” to zła pokusa, której należy się oprzeć.
Wysyłanie e-maila, gdy nie jest to konieczne
Czasami e-mail jest najlepszym sposobem na dotarcie do kogoś. Czasami tak nie jest. Niestety, e-mail jest często postrzegany jako domyślny. Wysyłanie e-mailem, gdy nie jest to inny sposób, aby zostać wysłanym bezpośrednio do e-maila do piekła.
Czasami są lepsze sposoby na załatwienie sprawy. Jeśli Tony siedzi naprzeciwko ciebie, chyba że musisz stworzyć papierowy ślad, to dlaczego nie podejść i porozmawiać z nim? Podobnie, jeśli coś będzie wymagało dużo pojedynków, spotkanie twarzą w twarz lub spotkanie telefoniczne będzie prawdopodobnie o wiele bardziej wydajne. 30-minutowa rozmowa telefoniczna może zastąpić tygodniowe dyskusje e-mailowe. Tylko upewnij się, że ty nie pozwól, aby Twoje spotkania zamieniły się w próżnię czasową Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefaJeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać podczas efektywnych spotkań. Czytaj więcej .
Pokutą jest zrobienie wszystkiego, co możliwe, aby nie wysyłać wiadomości e-mail przez tydzień. Jeśli Tony nie jest przy swoim biurku, gdy przechodzisz, zostaw odręczną notatkę. Jeśli Bob chce coś zorganizować, zadzwoń do niego i wyrzuć to przez telefon. Zobacz, jak zmiana domyślnej z „wyślij e-mail” na „wyślij e-mail tylko wtedy, gdy nie ma innej opcji” wpływa na sposób pracy. Skrzynka odbiorcza wszystkich będzie Ci wdzięczna.
Wysyłanie zbyt długich wiadomości e-mail
Podobnie jak wysyłanie krótkiej wiadomości e-mail do zbyt wielu osób jest grzechem, tak samo może być wysyłanie naprawdę długich wiadomości e-mail do tylko jednej osoby. Jeśli to, co próbujesz powiedzieć, wymaga wiadomości e-mail zawierającej 2000 słów, możliwe, że używasz niewłaściwego narzędzia komunikacji. Im dłuższy adres e-mail, tym więcej czasu zajmuje drugiej osobie czytanie i więcej wysiłku wymaga odpowiedzi. Długie e-maile mogą naprawdę być do kitu!
„Nie miałem czasu napisać krótkiego e-maila, więc zamiast tego napisałem długi”. - Mark „Marky” Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 kwietnia 2015 r
Rośnie ruch osób, które zobowiązują się trzymaj wszystkie e-maile poniżej pięciu zdań. Uważają, że jeśli nie da się tak krótko przekazać wiadomości, robisz to źle. Jeśli jesteś winny pisania e-maili, które znajdują się na terytorium Tołstoja, musisz pokutować przez pięć tygodni w tłumie zdań. Żaden wysłany e-mail, bez względu na to, jak konieczne wydaje się, nie może trwać dłużej niż pięć - najlepiej krótkie - zdania. Dobrym nawykiem jest wchodzenie i chęć sprawi, że będziesz bardziej produktywny 7 porad dotyczących efektywności e-maili, aby szybciej uzyskać więcej e-mailiŻycie kręci się wokół komunikacji i dosłownie nic bez niego nie zostanie osiągnięte. E-mail to narzędzie komunikacji, które ma ułatwić Ci życie. Zamiast pisać list lub próbować kogoś złapać ... Czytaj więcej .
Odpowiadanie na każdą wiadomość
To grzech, za który byłem najbardziej winny i zajęło mi to trochę czasu, aby go pokonać. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, naturalnym impulsem jest natychmiastowa odpowiedź. Problem polega na tym, że może to doprowadzić do niepotrzebnych, reakcyjnych wymian, a ludzie będą oczekiwać, że będziesz w stanie natychmiast odpowiadać na wiadomości e-mail o każdej porze. Natychmiastowe reagowanie na wszystkie e-maile to tylko niewielki grzech e-mailowy, podczas gdy odwrotnie, oczekiwanie, że wszyscy odpowiedzą natychmiast, to większy grzech.
Odpowiadając szybko na wszystko, co karmisz bestię, czyli szef, który w sobotę żąda odpowiedzi e-mailem o 4 rano. Nie wolno ci wędrować do takich bossów. Jako pokuta za ten grzech, musisz poświęcić tydzień na co najmniej godzinę, zanim odpowiesz na e-maile, i odpowiadając tylko w godzinach pracy. Jeśli coś wymaga natychmiastowej reakcji, musisz użyć innej metody komunikacji.
Idź teraz w pokoju
Uwielbiam to lub nienawidzę, e-mail jest dostępny. Istnieją jednak sposoby, aby poprawić wrażenia wszystkim użytkownikom. Jeśli jesteś okropnym grzesznikiem poczty e-mail, żałuj za swoje i zastosuj niektóre z tych prostych rozwiązań. Ludzie ci za to podziękują. Z drugiej strony, jeśli jesteś świętym e-mailem, przekaż ten artykuł wszystkim znanym grzesznikom i przekaż dobre słowo.
Istnieje niezliczona ilość innych grzechów e-mailowych. Jak myślisz, jakich mi brakuje? A jaką pokutę zaproponowałbyś?
Kredyty obrazkowe: xkcd.org.