Zostań szefem na e-mail: nie pozwól, aby zajęło to cały dzień

Reklama

182.900.000.000 e-maili.

182,9 mld

To ponad 25 e-maili na każdy ludzki umysł na planecie.

I to jest po prostu co wysyłamy w jeden dzień (PDF).

Biorąc pod uwagę szaloną liczbę e-maili wysyłanych i otrzymywanych każdego dnia, nic dziwnego, że ta komunikacja elektroniczna stała się zbyt trudna do opanowania dla tak wielu z nas. Ale nie martw się, oto sekrety produktywności, które pomogą ci oswoić bestię.

Użyj odpowiedzi w puszce

Nie mogę podkreślić znaczenia tego. Możliwe, że odpowiadasz na wiele e-maili w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy jest to odmowa wysłania, uznanie wysiłków kolegi, czy zwykłe powitanie. Jedyną rzeczą, którą absolutnie musisz zrobić, to utworzyć odpowiedzi w puszkach na najczęściej używane wiadomości e-mail.

To jest naprawdę łatwe skonfiguruj odpowiedzi w puszce w Gmailu Szybsze i lepsze wysyłanie e-maili dzięki odpowiedziom w puszkachNie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie pójdzie źle? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Myśleć...

Czytaj więcej lub dowolny inny klient poczty e-mail. Bez względu na to, jak szybko jesteś maszynistką, nie jesteś szybszy niż dwa kliknięcia myszy, prawda? Zaoszczędź sobie trochę czasu i zrób to teraz.

Skonfiguruj filtry i etykiety / foldery

Najlepszym sposobem na rozwiązanie problemu przeciążenia jest jego rozwiązanie. Oznacza to używanie filtrów i etykiet / folderów w skrzynce odbiorczej. Program Outlook ma foldery, Gmail ma etykiety, a oba mają filtry, które możesz skonfigurować w celu automatycznego kierowania wiadomości e-mail do tych folderów i etykiet. Możesz skonfigurować zaawansowane filtry 5 filtrów Gmaila, które pomogą ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorcząJakie filtry powinien mieć każdy w swoim arsenale, aby skrzynka odbiorcza była tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub ... Czytaj więcej w Gmailu zgodnie z Twoimi niestandardowymi potrzebami. W rzeczywistości Gmail oferuje automatyczne uporządkuj swój e-mail 6 sposobów na odzyskanie skrzynki odbiorczejCzy jest coś jeszcze tak przydatnego, rozpowszechnionego i frustrującego jak skrzynka odbiorcza? Jest już od zawsze i wciąż go używamy, i dopóki go używamy, ludzie tacy jak ja będą ... Czytaj więcej z nową Priorytetową skrzynką odbiorczą.

Przygotowanie i kategoryzacja zajmuje trochę czasu, a pierwszy miesiąc wymaga od ciebie ciągłego wkładu. Ale na dłuższą metę warto poświęcić czas. Nie tylko pośpiesznie umieszczaj rzeczy pod etykietami i filtrami, pomyśl o tym i dobrze skategoryzuj, ponieważ jest to automatyzacja, z której będzie korzystać skrzynka odbiorcza przez resztę życia.

Uważam, że najlepiej jest wykonać 3-etapową kontrolę przed odfiltrowaniem wiadomości e-mail:

1. Zadaj sobie pytanie, jaka byłaby najlepsza nazwa etykiety / folderu (istniejąca lub nie) dla tej wiadomości.
2. Sprawdź, czy ta nazwa już istnieje, a jeśli nie, utwórz ją.
3. Zadaj sobie pytanie, czy ta nazwa powinna być osobną jednostką, czy może być podkategorią w jednym z istniejących folderów.

Rób to regularnie, a Twoja skrzynka odbiorcza będzie magicznie czystsza.

Zabierz swoją listę rzeczy do zrobienia gdzie indziej

Powiedzcie mi: „Twoja skrzynka odbiorcza nie jest twoją listą rzeczy do zrobienia”. Vivek Haldar z Google napisał o tym jakiś czas temu i nie mogłem się więcej zgodzić. Oto ujęcie Haldara:

E-mail to okropne miejsce na listę rzeczy do zrobienia. Naprawdę nie rozumiem, jak można przesłać GTD na e-mail. E-mail nie podlega zaskarżeniu. Po przeczytaniu i zrozumieniu może dojść do wyraźnego działania, ale skrzynka odbiorcza nie jest miejscem, w którym można go popchnąć.

Twój e-mail dotyczy komunikacji, więc niech tak będzie. Istnieje wiele fantastycznych aplikacji do tworzenia list rzeczy do zrobienia i gorąco polecam Any.do lub Wunderlist Wunderlist - najlepsza aplikacja do zrobienia na iPhone'ie [iOS]Wunderlist to jeden z najprostszych sposobów śledzenia tego, co musisz zrobić. Ma elegancki interfejs użytkownika, który ma sens. Każdy może go podnieść i dowiedzieć się, jak ... Czytaj więcej .

Anuluj subskrypcję śmieci

Nie uwierzysz, ile biuletynów i innych niechcianych wiadomości e-mail zapycha twoją skrzynkę odbiorczą pomimo filtru spamu. A gdy bałagan zacznie narastać, może szybko wymknąć się spod kontroli. Aby zatrzymać to na swoim miejscu, musisz zacząć wypisywać się z listy i jest jedna naprawdę łatwa sztuczka, aby to zrobić.

W swoim kliencie e-mail po prostu wyszukaj słowo „anuluj subskrypcję”. Jest dołączany na końcu każdego biuletynu, więc nagle zobaczysz listę wszystkich masowych wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej. Teraz wystarczy je otworzyć jeden po drugim i zrezygnować z subskrypcji. Polecam korzystanie z Gmaila Panel podglądu kiedy to robisz, aby przyspieszyć.

Istnieją również dodatki i usługi szybko wypisz się z listy mailingowej Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą: szybko wypisz się z wielu biuletynów za pomocą tych narzędziRezygnacja z newslettera to coś więcej niż tylko spam. Większość biuletynów wypełniających naszą skrzynkę odbiorczą nie sprzedaje lekarstw ani nie oferuje nagród pieniężnych - to prawdziwe biuletyny od zaufanych firm, które sami subskrybujemy ... Czytaj więcej lub podziel je na podsumowania e-mail.

Złote pytanie do każdego e-maila

To jest biggie i to pomogło mi utrzymać kontrolę nad przeciążeniem skrzynki odbiorczej w ciągu ostatniego roku. Tom Stafford z BBC Future zaproponował jedno złote pytanie, które należy sobie zadać podczas otwierania dowolnej wiadomości:

„Gdybym nie miał tych informacji w skrzynce odbiorczej, czy poszedłbym ich szukać?”

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, nie uderzaj ani nie usuwaj, nawet go nie otwierając. To takie proste. Nie, nie przegapisz niczego wielkiego - robię to od roku i to naprawdę działa. Oto wyjaśnienie Stafforda:

Nigdzie nie jest to bardziej widoczne niż grupowy e-mail i lawina odpowiedzi, która zawsze następuje. Odsuń się, przypominając sobie, że nie na wszystkie wiadomości e-mail trzeba odpowiedzieć, że wiele problemów będzie - i powinno być - rozwiązywanych przez inne osoby. Zadaj sobie pytanie: „Gdybym nie miał tych informacji w skrzynce odbiorczej, czy poszedłbym ich szukać?” Większość czas, w którym odpowiedź jest prawdopodobnie „nie”, a to znak, że ktoś inny kontroluje twoje Uwaga.

Udostępnij swoje wiadomości e-mail

Każdy ma własne hacki e-mailowe do zarządzania bałaganem, a najlepszym sposobem na naukę jest dzielenie się nimi. Mamy też własne Przewodnik Gmaila dla wszystkich Przewodnik dla zaawansowanych użytkowników GmailaTen darmowy przewodnik po Gmailu jest przeznaczony dla tych, którzy już korzystają z Gmaila jako klienta poczty e-mail i chcą maksymalnie wykorzystać jego wiele funkcji zwiększających wydajność. Czytaj więcej . Pomaga, podobnie jak porady profesjonalnych użytkowników. Gdyby Stafford nie napisał tego artykułu, nadal tonęłbym w wiadomościach i jestem mu za to zawsze wdzięczny.

Więc powiedz mi, jak sobie radzisz przeciążenie e-maila 3 wskazówki dotyczące radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail w Gmailu [pokaż i powiedz]Większość z nas cierpi z powodu przeciążenia informacyjnego. Przeładowanie prywatnymi wiadomościami e-mail może nie być dużym problemem, a ignorowanie połowy wiadomości e-mail jest w pewnym stopniu możliwe do zaakceptowania. Jednak w życiu zawodowym ... Czytaj więcej ? Ludzie tutaj nie mają złych odpowiedzi.

Kredyty obrazkowe: Pete, Lars Plougmann