Jak automatycznie wysyłać faktury miesięczne z Arkuszy Google

Reklama

Jeśli pracujesz w domu lub prowadzisz własną firmę, nie zawsze łatwo jest pamiętać o wysłaniu faktur na czas.

W tym artykule dowiesz się, jak napisać skrypt Google (BARDZO prosty, nie martw się).

Pokażemy Ci również, jak to zrobić z makrem. Makro może ładnie zapakować fakturę i wysłać ją pocztą e-mail na dowolny adres e-mail (lub adresy), jaki chcesz.

Krok 1: Przygotuj swoją miesięczną fakturę

Jeśli obecnie nie śledzisz faktur za pomocą Arkuszy Google, naprawdę powinieneś. Nawet jeśli masz nigdy niczego nie programowałem w swoim życiu 10 najlepszych projektów dla początkujących dla nowych programistówChcesz nauczyć się programowania, ale nie wiesz od czego zacząć? Te projekty programowania dla początkujących i samouczki zaczną cię. Czytaj więcej .

Arkusze Google są przechowywane w chmurze, w której Ty również masz moc skryptów Google 3 Pewne sposoby na zwiększenie wydajności dzięki skryptom GoogleZa pomocą skryptów Google można wykonywać wszelkiego rodzaju naprawdę fajne automatyzacje, a nawet nie trzeba ich tworzyć od zera. Zwiększ swoją produktywność w duży sposób.

Czytaj więcej na wyciągnięcie ręki. Z tego powodu Arkusze Google są znacznie bardziej „z dostępem do Internetu” niż Excel.

Tak naprawdę nie ma znaczenia, jak sformatujesz fakturę, aby to rozwiązanie działało. Zanim zajmiemy się skryptem Google, weźmy kilka rzeczy, które powinieneś zorganizować.

To nie jest skomplikowane. Wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że arkusz bieżącego miesiąca ma zawsze taką samą nazwę. W moim przypadku nazywam to „fakturą”.

Pierwszego dnia faktura jest wysyłana automatycznie. Potem jakiś czas później w pierwszym tygodniu zmieniłem nazwę na ten miesiąc i rok.

Następnie ponownie utwórz arkusz „Faktura” i ponownie rozpocznij rejestrowanie dla bieżącego miesiąca.

Krok 2: Utwórz skrypt Google

Aby przejść do edytora skryptów Google z Arkuszy Google, wystarczy kliknąć Przybory w menu. Następnie kliknij Edytor skryptów.

Mądrze jest zmienić nazwę projektu na coś, co zapamiętasz później, jeśli będziesz musiał wrócić do swoich skryptów i dostosować je.

Następnie wklej następujący skrypt.

function myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Current Month" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (nazwa pliku); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, temat: „Oto moja faktura za ostatni miesiąc!”, treść: „Cześć! Załączam fakturę za ten miesiąc. Dzięki za pracę, naprawdę to doceniam! -Ryan ', załączniki: [SendBook.getBlob (). SetName (nazwa pliku)]}); }

Omówiliśmy funkcja sendEmail Jak wysyłać wiadomości e-mail w arkuszu Google za pomocą skryptów GoogleDowiedz się, jak używać skryptów Google do automatyzacji narzędzi zwiększających wydajność Google, takich jak Arkusze i Dokumenty, i zaoszczędzić wiele godzin czasu. Czytaj więcej w przeszłości, jeśli jesteś zainteresowany tym, jak to działa.

Edytuj odpowiednie części tego skryptu, aby trafiał na właściwy adres e-mail. Upewnij się, że używa prawidłowej nazwy osoby, do której wysyłasz ją również w ciele.

Aby sprawdzić, czy skrypt działa, wypełnij tekst „ToUser” własnym adresem e-mail.

Kliknij na Zapisać ikona dysku w menu, aby zapisać skrypt. Następnie kliknij Grać ikona (wygląda jak strzałka w prawo).

Poprosi Cię o potwierdzenie autoryzacji skryptu w celu uzyskania dostępu do innych danych Google (takich jak Gmail i Arkusze).

Może pojawić się ostrzeżenie, że skrypt jest niebezpieczny. Dzieje się tak tylko dlatego, że piszesz niestandardowy skrypt, którego Google nie sprawdził ani nie autoryzował do szerszego użytku.

Możesz zignorować to ostrzeżenie, ponieważ utworzyłeś skrypt i wiesz, że jest bezpieczny.

Jeśli działa poprawnie, powinieneś otrzymać wiadomość e-mail wyglądającą tak:

Jak widać, arkusz kalkulacyjny zostaje dołączony do wiadomości e-mail jako plik PDF. Dzięki temu odbiorca może go łatwo otworzyć i wyświetlić, nawet jeśli nie korzysta z Arkuszy Google.

Teraz musimy to zautomatyzować, aby działało 1 dnia każdego miesiąca.

Krok 3: Zautomatyzuj swój skrypt faktury

Aby zautomatyzować skrypt, musisz utworzyć tak zwany „wyzwalacz”.

Wróć do skryptu Google, kliknij Edytować w menu i wybierz Wyzwalacze bieżącego projektu.

Ponieważ nie utworzyłeś jeszcze żadnych wyzwalaczy dla tego projektu, będzie to puste.

Zobaczysz niebieski link z napisem „Nie skonfigurowano żadnych wyzwalaczy”. Kliknij to.

Wybierać Czasowe zdarzenia, ustaw timer na Timer miesięcznyi pozostaw cyfrę na 1.

Po kliknięciu przycisku Zapisz skrypty Google wyślą pocztą elektroniczną format faktury w formacie PDF pierwszego dnia każdego miesiąca.

To wszystko!

Ważne jest, aby upewnić się, że faktura jest dobrze aktualizowana w ciągu miesiąca. Upewnij się, że jest gotowy i gotowy do użycia pierwszego dnia następnego miesiąca.

Krok 4: Utwórz makro

Istnieje inne podejście niezwiązane z programowaniem, aby osiągnąć to samo, co powyższy skrypt: Arkusze Google teraz zawiera funkcję makr Jak zautomatyzować powtarzające się zadania w Arkuszach Google za pomocą makrMakra są w końcu dostępne dla użytkowników Arkuszy Google. Nie potrzebujesz żadnej wiedzy na temat kodowania, aby zautomatyzować powtarzające się zadania w dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych. Czytaj więcej . Makra umożliwiają rejestrowanie serii działań w celu wykonania zadania. W takim przypadku najpierw utwórz makro, a następnie uruchom je w taki sam sposób, jak w przypadku skryptu Google.

Najpierw w arkuszu faktury przejdź do Narzędzia> Makrai wybierz Record Macro.

Następnie wykonaj zwykłe kroki, aby wysłać komuś arkusz jako załącznik PDF.

Iść do Pliki kliknij E-mail jako załącznik.

Następnie wypełnij wszystkie pola formularza, aby temat i ciało wyglądały naturalnie.

Następnie kliknij Wysłać.

W wyskakującym okienku „Nagrywanie nowego makra” kliknij Zapisać. To kończy proces nagrywania makra. Nadaj makrze nazwę, którą zapamiętasz, i kliknij Zapisać jeszcze raz.

Powinieneś zobaczyć wiadomość testową z załączonym plikiem PDF.

Krok 5: Zautomatyzuj makro

Czas zautomatyzować makro. Możesz uruchamiać makra, tak jak uruchamiasz Skrypty Google.

Wróć do Przybory i Edytor skryptów. Kliknij kod macros.gs.

Zanotuj nazwę funkcji makra. W powyższym przykładzie nazwa funkcji makra to mojaFunkcja 1.

Teraz idź do Edytować, i Wyzwalacze bieżącego projektu.

Tym razem w polu rozwijanym Funkcje zobaczysz funkcję makra na liście. Wybierz to.

Następnie skonfiguruj resztę wyzwalacza, tak jak wcześniej dla wyzwalacza Google Script.

Ustaw Zdarzenia na Czasowe. Wybierać Miesiąc regulator czasowy. Pozostaw numer na 1.

Teraz Twoje zarejestrowane makro będzie działać co miesiąc.

Prześle arkusz faktury w formacie PDF na dowolny adres e-mail zdefiniowany podczas rejestrowania makra.

Zautomatyzowane Arkusze Google mogą zaoszczędzić czas

Funkcja wyzwalaczy w Arkuszach Google jest naprawdę siłą napędową tej automatyzacji. Pozwala zautomatyzować wszystkie codzienne zadania, które często wykonujesz, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać ze Skryptów Google i chcesz dowiedzieć się więcej, omówimy to inne przykłady przydatnych skryptów Google 4 skrypty Google, które zwiększają możliwości Arkuszy GoogleArkusze Google są świetne od razu po wyjęciu z pudełka, ale mogą być jeszcze bardziej zaawansowane, jeśli używasz skryptów Arkuszy Google w celu zwiększenia jego możliwości. Czytaj więcej możesz spróbować już teraz.