Reklama
Być może dopiero zaczynasz pracę na stanowisku kierowniczym lub po prostu walczysz z zadaniem delegacji. Jako lider przekazywanie zadań innym jest konieczne, ale może być trudne. Jeśli ostatnio nabył własny zespół Jaka jest różnica między szefem a liderem? Czytaj więcej lub po prostu potrzebuję pomocy przy delegowaniu zadań, oto kilka przydatnych wskazówek.
Najlepszym sposobem opisania sposobu delegowania jest pięć W: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego. Aby namalować wyraźny obraz, zaczniemy od przyczyny.
Dlaczego delegacja jest konieczna?
Delegacja ma wiele zalet, zarówno dla Ciebie jako lidera, jak i dla Twojej organizacji i zespołu. Jednak wiele osób ma problemy z delegowaniem zadań.
Niektórzy mogą myśleć, że łatwiej jest samodzielnie wykonywać zadania niż je delegować. Inni mogą poczuć się pewni, podejmując zadania samodzielnie. Jeszcze więcej może być po prostu niedoświadczonych w delegacji.
The Stan online Harvard Business Review:
Z delegacji korzystają menedżerowie, raporty bezpośrednie i organizacje. Mimo to pozostaje jedną z najbardziej niewykorzystanych i słabo rozwiniętych możliwości zarządzania.
Co więcej, badanie zarządzania czasem przywołany przez Harvard Business Review stwierdził, że:
332 ankietowane firmy były zaniepokojone umiejętnościami delegowania pracowników. Jednocześnie tylko 28 procent tych firm oferowało szkolenia na ten temat.
Korzyści dla Ciebie jako lidera
- Możesz skierować swoją uwagę na inne przedmioty.
- Możesz efektywnie zaplanować swój czas.
- Możesz osiągnąć więcej w ciągu dnia pracy.
Korzyści dla członków zespołu
- Mogą uczyć się nowych lub doskonalić obecne umiejętności.
- Mogą czuć się częścią zaufanego zespołu i środowiska.
- Mogą poprawić swoją pewność siebie i motywację.
Korzyści dla Twojej organizacji
- Może zwiększyć wydajność.
- Może oferować udane procesy klientom i klientom.
- Może budować połączoną kulturę dla wszystkich pracowników.
Jak widać, korzyści płynące z delegacji dotykają czegoś więcej niż tylko lidera. Więc jeśli się powstrzymujesz, wpływasz również na swoją firmę i zespół.
Co powinieneś delegować?
Teraz, gdy znasz już znaczenie delegacji jako lidera, następnym krokiem jest podjęcie decyzji, co powinieneś przekazać.
W wielu przypadkach przekazanie niektórych zadań nie stanowi problemu. Na przykład nie przypisałeś zadania programistycznego pracownikowi handlowemu. Jednak jeśli chodzi o twoje własne zadania, trudniej jest zdecydować, które uzasadnienie przekazania.
Zadaj sobie następujące pytania:
- Czy to zadanie, które tylko ja mam wiedzę?
- Czy unikam przypisywania tego zadania, ponieważ nikt inny nie ma czasu?
- Czy trzymam się zadań, bo sam chcę to wszystko zrobić?
- Czy to zadanie cykliczne czy rutynowe?
- Czy naprawdę jestem odpowiedzialny za to zadanie?
Projekt Uniwersytetu Stanowego Karoliny Północnej stwierdza to na swojej liście rodzajów zadań, które należy przekazać:
Ludzie często przechowują zadania, które najbardziej im się podobają, nawet jeśli zadanie to nie leży w ich gestii. Te zadania nie są najlepszym sposobem na spędzenie czasu i energii.
Gdy już zdecydujesz, co przekazać, trzymaj się tej decyzji. Następnie, ustal harmonogram i listę zadań 9 najlepszych narzędzi do zarządzania czasem w celu utrzymania porządkuPokazane tutaj narzędzia do zarządzania czasem pomogą w pełni wykorzystać dni. Nadaje się do każdej sytuacji biznesowej lub osobistej. To czas na uporządkowanie swojego życia! Czytaj więcej aby pomieścić inne ważne przedmioty, na które powinieneś zwrócić uwagę.
Kto jest odpowiednią osobą do tego zadania?
Po ustaleniu, które elementy należy przekazać, logicznym posunięciem jest zdecydowanie, kto powinien zająć się zadaniem. Kiedy jesteś liderem, bez względu na to, czy jest to mała stała grupa, czy elastyczny zespół projektowy, znając członków swojego zespołu 5 najlepszych porad dotyczących zarządzania projektami dla początkującychJeśli po raz pierwszy pełnisz rolę kierownika projektu, oto tylko pięć wskazówek dotyczących zarządzania projektem, które pomogą Ci zacząć. Czytaj więcej to klucz.
Kiedy więc przychodzi czas na delegowanie zadań, musisz oczywiście rozpoznać umiejętności każdej osoby. Ale jednocześnie powinieneś wiedzieć, jak dobrze sobie radzą i jakie są ich obowiązki. Przypisanie zadania komuś, któremu można zaufać, jest ważne dla jego pomyślnego zakończenia.
Forbes je oferuje dwie pomocne rady dotyczące delegacji:
Wraz z zaufaniem musisz dać ludziom, którym delegujesz, szansę na wykonanie pracy po swojemu.
Przekazuj odpowiedzialność i uprawnienia, a nie tylko zadanie.
Pamiętaj, że po delegowaniu zadania ten członek zespołu powinien być za niego odpowiedzialny. Nie oznacza to, że powinieneś odejść, ale musisz pozwolić swojemu zespołowi przejąć inicjatywę.
Kiedy należy przekazać zadania?
Więc wiesz, komu przekazujesz i komu, ale kiedy przekazujesz te rządy? Znajdziesz wiele zmiennych związanych z terminem przekazania zadania. Musisz przynajmniej wziąć pod uwagę termin, priorytet i wysiłek.
Na przykład zadania, które są pilne i wpaść w zestaw umiejętności członka zespołu należy oczywiście delegować od samego początku. Ale ci, którzy mają niski priorytet lub z którymi mogą sobie poradzić różne osoby, mogą poczekać.
Przydatnym sposobem na podjęcie tej decyzji jest zastosowanie metody ustalania priorytetów zadań. Jedna taka technika, zwana Matrycą Eisenhowera, może pomóc ci szybko ustalić priorytety. Korzystając z tej metody, możesz podzielić swoje zadania na cztery ćwiartki: Wykonaj najpierw, Zaplanuj, Przekazuj i Nie wykonuj.
Przeglądając segmenty Zrób pierwszy i Zaplanuj, możesz łatwo przenieść zadania do sekcji Deleguj. Jest to również przydatna metoda określania zadań, które mogą wpaść w ćwiartkę „Nie rób”.
Gdzie należy zarządzać zadaniami delegowanymi?
Zadanie zostało delegowane i nadszedł czas, aby przejść dalej… prawie. Nadal musisz śledzić i monitorować zadanie, dopóki nie zostanie ono ukończone.
Prawdopodobnie korzystasz z kilku aplikacji i narzędzia w twojej pozycji Zostań bardziej zorganizowanym i produktywnym liderem dzięki WrikeNiezależnie od tego, czy kierujesz jednym projektem w pracy, czy zarządzasz małą firmą, każda z tych ról wymaga ekstremalnej organizacji i planowania. Nie zawsze jest to możliwe w przypadku tradycyjnego harmonogramu lub terminarza. Wejdź do Wrike, ... Czytaj więcej . Jeśli masz niezawodny mechanizm śledzenia, pamiętaj o uwzględnieniu delegowanych zadań. Ale jeśli potrzebujesz kilku sugestii, oto pięć wspaniałych opcji.
- Perspektywy pozwala przypisywać zadania i przechowywać kopię na własnej liście.
- Google oferuje funkcje Zaoszczędź swój czas dzięki 10 nieużywanym funkcjom GoogleNarzędzia i usługi Google robią dla nas wszystko. Ale jest wiele funkcji, które nie są w pełni wykorzystywane. Zaoszczędź kilka sekund i zrób więcej dzięki narzędziom Google, z których korzystasz na co dzień. Czytaj więcej do delegowania wiadomości e-mail i zadań kalendarza za pomocą Gmail i kalendarz Google.
- Trello używa metody Kanban do zarządzania projektami z funkcjami do przypisywania zadań innym.
- Podio zapewnia przejrzystą strukturę komentarzy dla delegowanych zadań, aby wszyscy byli na bieżąco.
- Meistertask pozwala łatwo przypisywać i otrzymywać powiadomienia o zmianach stanu zadań.
Pamiętaj tylko, że narzędzie, którego używasz, powinno nie tylko zapewniać możliwość przypisywania zadań. Powinieneś użyć takiego, który oferuje takie funkcje, jak powiadomienia, metody śledzenia i przypomnienia.
Materiały szkoleniowe dla delegacji
Jeśli uważasz, że Ty lub Twoja organizacja może skorzystać z programu szkoleniowego dla delegacji, oto kilka zasobów do zbadania.
- Szkolenie biznesowe działa
- Szkolenie Dale Carnegie
- American Management Association
- Nauka CRM
Jak dobrze delegujesz?
Możliwość delegowania innym osobom to ważna umiejętność dla każdego lidera 5 porad dotyczących zarządzania czasem, które mogą uczynić Cię liderem w życiu i pracyNiezależnie od tego, czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie, jesteś liderem. Nawet jeśli oznacza to bycie liderem własnego życia. Te wskazówki pomogą Ci stać się jeszcze lepszym. Czytaj więcej . Jak już przeczytałeś, korzyści dotyczą nie tylko ciebie, ale także twojej organizacji i zespołu. To sprawia, że jest to sytuacja korzystna dla obu stron.
Czy uważasz, że masz solidne umiejętności delegowania? A może zmagasz się z zadaniem przekazania wszystkiego razem? Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzach.
Kredyty obrazkowe: Duncan Andison / Shutterstock
Sandy pracowała przez wiele lat w branży IT jako kierownik projektu, kierownik działu i kierownik PMO. Następnie postanowiła spełnić swoje marzenie i teraz pisze o technologii w pełnym wymiarze godzin.
