Jak korzystać z tabeli przestawnej programu Excel do analizy danych

Reklama

Tabela przestawna jest jedną z najbardziej pojedynczych potężne narzędzia w repertuarze Excel 2013 5 Umiejętności Microsoft Word i Excel Musisz odnieść sukces w biurze„Jak najszybciej przekaż mi ten raport!” Podstawowy zestaw sztuczek Microsoft Excel i Word może sprawić, że to zadanie będzie mniej stresujące i pomoże ci szybko przygotować stylowy raport. Czytaj więcej . Jest często używany do analizy dużych danych.

Możesz użyć tabeli przestawnej jako interaktywnego narzędzia do podsumowywania danych, aby automatycznie skondensować duże zestawy danych w osobną, zwięzłą tabelę. Możesz go użyć do stworzenia pouczającego podsumowania dużego zbioru danych lub dokonania regionalnych porównań sprzedaży marki.

Tabele przestawne nie muszą być zastraszające - wręcz przeciwnie - i jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci odblokować jedno z prawdziwych ukrytych elektronarzędzi programu Excel.

Aby zademonstrować moc tabel przestawnych, będziemy używać zestawu danych rządu brytyjskiego 2013 Brytyjskie lądowania flotowe według ICES Rectangle

którą można pobrać za pośrednictwem połączonej strony [Już niedostępne], jeśli chcesz grać razem w domu.

Podsumować Wszystko Twoje dane - małe vs. Duże zbiory danych

Sposób organizacji i grupowania danych może mieć istotne znaczenie odkrywanie trendów Jakie są trendy? Dowiedz się, korzystając z tych witryn danych w czasie rzeczywistymTo niesamowite, jak szybko informacje mogą się teraz rozprzestrzeniać między ludźmi dzięki Internetowi i mediom społecznościowym. Czy można nadążyć? Krótka odpowiedź brzmi: tak - z haczykiem. Czytaj więcej . W małej próbce, tak jak w naszym przykładzie poniżej, łatwo zauważyć trendy:

• Dyrektorzy otrzymują więcej
• Dyrektorzy kreatywni mają najniższą średnią płacę
• Studenci podyplomowi zarabiają średnio 9 000 funtów więcej niż osoby z wykształceniem wyższym

Skalowanie do zbioru danych rządowych wymaga innego podejścia. To, co wydaje się kolosalną listą surowych, niepowiązanych danych, może w rzeczywistości stanowić klucz do sukcesu lub porażki biznesowej. Tabele przestawne są dostosowane do większych zestawów danych i aby działać naprawdę dobrze, muszą spełnić kilka podstawowych kryteriów:

• Informacje numeryczne: Twoje sumy częściowe wymagają tych danych.
• Duplikaty: Co najmniej jedna kolumna ze zduplikowanymi zakresami danych. Zduplikowane zakresy danych pozwalają nam skuteczniej filtrować i analizować nasze informacje, zapewniając numeryczne zakresy danych dla zduplikowanych źródeł.

Importuj surowe dane do tabeli przestawnej

Na szczęście dla nas Excel 2013 Microsoft Office 2013: nieoficjalny przewodnikJeśli zastanawiasz się nad uaktualnieniem do pakietu Office 2013 lub właśnie zapłaciłeś za pakiet i chcesz go jak najlepiej wykorzystać, ten przewodnik dla pakietu Microsoft Office 2013 jest dla Ciebie. Czytaj więcej zawiera najbardziej aktualne narzędzie tabeli przestawnej, teraz nawet oferuje sugerowane tabele przestawne w pełnym spektrum dostępnych zbiorów danych. Jednak jeśli ustawienia wstępne nie pasują do rachunku, zawsze możesz ręcznie wybrać kreatora tabeli przestawnej, aby rozpocząć:

Kliknięcie „Tabela przestawna” powinno następnie przejść do tego menu:

Na razie trzymaj się istniejących ustawień, ale jak widać, istnieją opcje podłączenia zewnętrznego źródła danych (tj. MS Access) lub umieszczenia tabeli przestawnej w istniejącym arkuszu. W przypadku tej drugiej opcji sprawdź, czy nowa tabela przestawna nie zasłoni ani nie zniszczy istniejących danych (chociaż zawsze możesz naciśnij CTRL + Z Ups! 10 skrótów klawiaturowych Użytkownicy mylnie uderzająCzy Twoja klawiatura nie pisze się poprawnie? Oto typowe skróty klawiaturowe, które powodują problemy i sposób ich rozwiązania. Czytaj więcej Jeśli coś straszny zdarza się!).

Tak więc kliknięcie OK powinno dać ci zupełnie nowy arkusz roboczy dla twojej marki, który zawiera nowy stół przestawny. Podekscytowany? Powinieneś być: tutaj dzieje się magia danych!

Jeśli nadal jesteś ze mną i naprawdę mam nadzieję, że tak, twoja strona powinna wyglądać tak, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu lub coś bardzo podobnego, jeśli wybierzesz inny arkusz roboczy. Excel bardzo uprzejmie posortował nasze pola tabeli przestawnej, abyśmy mogli pracować na dwa sposoby:

1. Przeciągnij i upuść: Pola tabeli przestawnej wymienione po prawej stronie można przeciągnąć do 4 obszarów poniżej (Filtry, Kolumny, Wiersze i Wartości). Możesz wybrać określone elementy danych, które chcesz powiązać z dowolną liczbą różnic.
2. Dodaj do raportu: Kliknięcie poszczególnych pól zestawu danych spowoduje dodanie ich bezpośrednio do tabeli raportów oczekujących (tabela przestawna 2 na zrzucie ekranu powyżej). Tej metody można użyć do szybkiego budowania, analizowania, zestawiania i modyfikowania dostępnych danych.

Podczas gdy obie metody zapewniają podobne wyniki, Dodaj do raportu pozwala po prostu wybrać preferowane pole danych i dziwić się, gdy tabela raportów jest przekształcana. Jako bonus, za każdym razem, gdy klikamy nowe pole danych, jest ono automatycznie dodawane do obszaru, który Excel uznaje za poprawny, przypominając nam, że nie można dodać pola danych z więcej niż 16384 elementami do obszaru kolumny. Dzięki, Excel, zawsze szukający przedsiębiorcy, nie jest ty?

Wybierz i porównaj pola danych

Teraz kliknij Narodowość statku, nazwa gatunku, masa wyładunku (tony) i Wartość (£). Twoje sumy częściowe powinny teraz wyglądać następująco:

Podczas gdy pola tabeli przestawnej powinny pasować do tego:

Możemy teraz szybko zerknąć na nasze niestandardowe pola danych tabeli przestawnej i przeanalizować dostępne dane, aby ustalić wszelkie trendy. W wyniku naszych działań wiemy, że Anglia łowi najwięcej basów w Wielkiej Brytanii, choć sama ryba jest warta więcej w Walii. Wgląd zyskał!

Filtrowanie danych

W tym momencie możesz swobodnie bawić się z różnymi polami, dowiedzieć się, które odmiany danych dają zwięzłość korelacja, które pola danych wymagają udoskonalenia, aby ujawnić swoje sekrety i zrozumieć wartościowe działania filtru ustawienia:

1. Najedź kursorem na żądane pole danych, zwróć uwagę na mały czarny grot strzałki po prawej stronie tekstu
2. Wybranie czarnego grotu strzałki powoduje wyświetlenie rozwijanego menu „Filtr” - niezwykle przydatnego do izolowania danych w jednym polu lub porównywania podobnych zakresów danych w wielu źródłach danych.
3. Wybierz Narodowość statku menu filtrów.
4. Domyślnie wszystkie zakresy danych są zaznaczone. Odznacz wszystko (naciskając Zaznacz wszystko), a następnie ponownie wybierz Anglia i Szkocja. To izoluje dane dla tych krajów, wypełniając naszą tabelę przestawną zwięzłymi, porównawczymi danymi, które jesteśmy w stanie zacząć analizować pod kątem potencjalnych trendów.

Modyfikacja filtrów każdego dostępnego pola prawie zawsze bezpośrednio zmienia dane przedstawione w tabeli przestawnej i jest pewną metodą odblokowanie prawdziwego potencjału twoich danych Wykonuj badania Visionary Web Research przy użyciu Deep Web Data i zapytań Excel WebCo byś powiedział, gdybym ci powiedział, że masz do dyspozycji narzędzia do przełomowych badań, które wstrząsają Ziemią? Cóż, a ty pokażę ci, jak to zrobić. Czytaj więcej .

Rozmiar ma znaczenie

W tym przykładzie wykorzystaliśmy niewielką część stosunkowo dużego zestawu danych. Tabele przestawne działają najlepiej, gdy mają kilka tysięcy pojedynczych rekordów, wiele pól danych i zakres zduplikowanych liczb. Nie oznacza to, że ich znaczenie jest ściśle związane z dużymi zbiorami danych, ale w przypadku ogromnych zbiorów danych ilość nieprzetworzonych danych, nic nie dorówna tabeli przestawnej pod względem łatwości użycia, filtrowania danych lub zwięzłego podsumowania budynków.

Czy to „Jak” pomogło Ci, czy coś przeoczyliśmy? Chcielibyśmy usłyszeć Twoje wrażenia z tabeli przestawnej poniżej!