Jak napisać idealny profesjonalny e-mail (poparty danymi)

Reklama

Pisanie skutecznych wiadomości e-mail wydaje się dość łatwe. Ale jeśli chcesz, aby Twoje e-maile działały jeszcze lepiej, pamiętaj o następujących zasadach popartych nauką.

W przeszłości wymieniliśmy się 12 powodów, dla których ludzie nadal ignorują twoje e-maile 12 powodów, dla których ludzie nadal ignorują twoje e-maileCzy często masz problemy z zachęcaniem ludzi do odpowiadania na twoje e-maile? Pokazujemy, dlaczego ludzie mogą ignorować twoje e-maile i jak je zawiadomić i zareagować na twoją wiadomość. Czytaj więcej . Przekazaliśmy Ci nawet instrukcje krok po kroku zachęcanie zajętych ludzi do reagowania na Twoje wiadomości 6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maileIstnieje wiele różnych zasad dotyczących wysyłania wiadomości e-mail, które zachęcają lub zniechęcają do kliknięcia przycisku „odpowiedz” i udzielenia odpowiedzi. Poznaj zasady sukcesu e-maila. Czytaj więcej . Ale teraz czas podzielić się jeszcze bardziej szczegółowymi, praktycznymi wskazówkami - popartymi danymi.

Każda z tych wskazówek nie tylko zwiększa szanse na przeczytanie wiadomości e-mail, ale także pozytywną odpowiedź na te wiadomości. Jest to ważne, ponieważ poczta elektroniczna jest nadal główną formą komunikacji w świecie biznesu. Wiedząc, jak tworzyć skuteczne e-maile, dajesz sobie wyraźną przewagę nad kolegami.

1. Uzyskaj warunki imienia

Brzmi to oczywisto, ale jeśli naprawdę chcesz, aby ludzie zwracali uwagę, gdy otrzymają od ciebie wiadomość e-mail, użyj ich nazwiska. I użyj go więcej niż raz.

Badania opublikowane w 2006 roku pokazał, że kilka obszarów mózgu „wykazuje większą aktywację do własnego imienia”, co dowodzi, że „słyszenie własnego imienia ma unikalną aktywację funkcjonowania mózgu”.

Używanie nazwy odbiorcy w temacie wiadomości e-mail i treść wiadomości e-mail jest zatem psychologiczną sztuczką, która może przyciągnąć uwagę. Zakończenie „Mam nadzieję, że wkrótce usłyszę od ciebie, Stan” jest znacznie bardziej skuteczne niż zwykłe „Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz”.

2. Embrace The Efekt halo

Ludzie są pod wpływem ludzi, którym ufają. Jeśli menedżer doradzi ci skontaktowanie się z dyrektorem swojej firmy, nazwij go w e-mailu wprowadzającym. Zimne wiadomości e-mail są okropne. Wykazanie, że masz wsparcie kogoś, komu ufa Twój odbiorca, jest zatem niezwykle ważne.

Wynika to częściowo z teorii zwanej Efekt halo. Jest to rodzaj uprzedzenia potwierdzającego. W tym przypadku uprzedzenie prawdopodobnie poprawiłoby ogólne wrażenie reżysera ty po prostu z powodu pozytywnego wrażenia menedżera, który cię polecił.

Nie musisz jednak wspominać o przełożonych. Opierając się na opiniach i pomysłach ekspertów, klientów, wspólnych znajomych i tłumów, możesz również wzmocnić swój e-mail, pod warunkiem, że odbiorca ceni widoki osób, do których się odwołujesz.

3. Bądź zły lub szczęśliwy. Ale nigdy neutralny

Kiedy Bumerang, wiodąca aplikacja Gmail, przeanalizował jego daneznaleźli coś niezwykle interesującego. „Jednym z najbardziej znaczących czynników przy określaniu odsetka odpowiedzi jest to, jak pozytywne (słowa wielkie) lub negatywne (słowa złe) słowa w wiadomości”.

Oba umiarkowanie pozytywne i negatywne wiadomości e-mail otrzymały o 5–15% więcej odpowiedzi niż neutralne wiadomości e-mail. Biorąc to pod uwagę, wyjątkowo wrogie e-maile 10 porad e-mailowych dotyczących radzenia sobie z gniewnymi, trollicznymi lub niegrzecznymi wiadomościami e-mailNiezwykle frustrujące jest sprawdzanie skrzynki odbiorczej e-mail tylko w celu znalezienia całkowicie nienawistnej wiadomości. Dlaczego na świecie ludzie tak się zachowują? Powiedziawszy to, powinieneś nauczyć się, jak się bronić, podczas gdy ... Czytaj więcej prawie nie otrzymał żadnej odpowiedzi. Zbyt pochlebne e-maile też nie działały znacznie lepiej. Innymi słowy, przejrzyj swoje uczucia, ale nie przesadzaj.

4. Krótko mówiąc (Ale jak krótko?)

Wiem wiem. Będą od tego wyjątki. Jeden z moje ulubione strony z mózgami Czytaj więcej Inteligentna treść w 2016 roku dzięki tym 35 stronomWszyscy powinniśmy częściej czytać te 35 stron. Jeśli masz dość głupich treści, spraw, aby w nadchodzącym roku było nieco bardziej rozważnie dzięki tej super liście. Czytaj więcej , Zbieranie Mózgu wysyła niezwykle długie e-maile, które z przyjemnością czyta. Ogólnie jednak dane sugerują, że należy unikać długich wiadomości e-mail.

Oprócz informacji o rodzajach słów, które należy stosować w wiadomościach, Boomerang znalazł również „idealną” długość wiadomości e-mail. Na podstawie analizy 40 milionów e-maili odkryli, że te zawierające nie więcej niż 50–175 słów miały największą szansę na otrzymanie odpowiedzi (49–50%). Potwierdzają to również ustalenia Badanie MIT z 2010 r.

To mądra rada, ale nie zawsze jest praktyczna. Ale lekcja polega na tym, aby wiadomości były zwięzłe. Jednym ze sposobów na to jest subskrypcja Pięć zdań filozofia i nigdy nie wysyłaj e-maili o długości przekraczającej pięć zdań. Jako inwestor i autor Guy Kawasaki powiedział Entrepreneur.com, „Mniej niż pięć zdań jest często nagłych i niegrzecznych, więcej niż pięć zdań marnuje czas”.

5. Użyj słowa „Ponieważ”

Jeśli masz czelność poprosić kogoś, aby coś dla ciebie zrobił, przynajmniej mu powiedz dlaczego. Znamy to od lat 70., kiedy profesor psychologii na Uniwersytecie Harvarda, Ellen Langer opublikowała badanie podkreślając znaczenie słowa „ponieważ”.

Zdecydowanie zbyt często otrzymujemy e-maile, które czegoś wymagają („Czy możesz wysłać mi ten raport do 14.00?”), Bez wyjaśnienia, dlaczego. Ale poprzez wprowadzenie słowa „ponieważ” do naszej prośby („Czy możesz wysłać mi ten raport do godziny 14:00, ponieważ należy go edytować do godziny 17:00), zwiększa się szansa na zgodność.

Według tego badania może to być spowodowane tym, że „ludzie zachowują się„ automatycznie ”… jako forma heurystyki lub skrótu. A usłyszenie słowa „ponieważ”, po którym następuje powód (bez względu na to, jak kiepski jest powód), powoduje, że jesteśmy zgodni. ”

6. Nie oferuj więcej niż 3 opcje

The Paradoks wyboru tam mamy tak wiele opcji, że jesteśmy sparaliżowani. Aby upewnić się, że wiadomości e-mail nie powodują wyboru paradoksu, staraj się nie oferować więcej niż trzech opcji.

Ludzki umysł kocha magię trzech. Dlatego wręczamy trzy medale na igrzyskach olimpijskich. Analizujemy rzeczy pod kątem optymistycznym, realistycznym i pesymistycznym (lub wysokim, średnim i niskim). I właśnie dlatego rynki gospodarcze często dojrzewają, aby pomieścić tylko trzech głównych konkurentów.

Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, lubimy polegać na trzech przyczynach lub trzech możliwościach wyboru. Zostało to wykazane w badaniach zatytułowanych Kiedy trzy uroki, ale cztery alarmy, prowadzone przez dwóch naukowców behawioralnych. W przypadku e-maili, jeśli organizujesz spotkanie lub rozmowę, spróbuj podać tylko trzy opcje daty i godziny. Alternatywnie możesz użyć narzędzia do planowania spotkań, takiego jak Gryzmolić, które mamy Oceniony 5 narzędzi do zarządzania kalendarzami i planowania na dany rokŚledź wszystko w swoim harmonogramie. Oto pięć bezpłatnych narzędzi, które mogą być szczególnie pomocne w utrzymaniu porządku w kalendarzu. Czytaj więcej w przeszłości.

7. Napisz na poziomie trzeciej klasy

Poziom oceny wiadomości e-mail może mieć ogromny wpływ na wskaźniki odpowiedzi. Według Boomeranga, e-maile napisane na poziomie czytania na uczelni miały wskaźnik odpowiedzi wynoszący zaledwie 39%. Najskuteczniejszą oceną z czytania była klasa trzecia, która osiągnęła 53% wskaźnik odpowiedzi.

Poziom czytania jest głównie ustalany na podstawie „liczby sylab w twoich słowach i liczby słowa w twoich zdaniach. ” Aby poprawić wskaźnik odpowiedzi, zachowaj zarówno zdania, jak i słowa krótki. Aby sprawdzić stopień czytelności własnych e-maili, skopiuj je i wklej do narzędzi takich jak Ocena czytelnościlub Edytor Hemingwaya.

8. Korekta tekstu

W przypadku dłuższych wiadomości e-mail jest to oczywiste, ale w przypadku krótszych wiadomości e-mail korekta jest często pomijana. To zły pomysł.

W Badanie z 2001 r, Larry Beason wykazał, że błędy pisarskie (w tym błędy ortograficzne i gramatyczne, a także błędy logiczne) mają kilka negatywnych skutków dla postrzegania pisarza.

Kiedy czytelnik zauważy błąd, automatycznie przyjmuje założenia dotyczące pisarza. W tym badaniu najczęstsze założenia były takie, że pisarz był wadliwym myślicielem, a nie osobą szczegółową, słabym komunikatorem i / lub słabo wykształconym.

Są to bardzo szkodliwe atrybuty, których można uniknąć, po prostu przez korekta Grammarly Lite - rozszerzenie przeglądarki dla wszystkich Twoich potrzeb w zakresie korekty [Chrome, Firefox, Safari]Jak obecnie sprawdzasz, co piszesz na komputerze? Wpisz to w Google? Wkleić to do programu Word? A może korzystasz z witryny do korekty, do której wklejasz swój tekst? Jestem zdecydowanie ... Czytaj więcej każdy z twoich e-maili.

9. Wyświetl liczby jako cyfry

Jeśli liczby takie jak statystyki, dane, daty, czas itp. są ważne w wiadomości, wyświetlaj je jako cyfry zamiast wpisywać (12 zamiast 12).

Badania śledzenia wzroku pokazały, że oczy czytelnika zazwyczaj skanują tekst, podczas gdy „cyfry często zatrzymują wędrujące oko”. Jest tak, ponieważ „liczby reprezentują fakty”. Liczby to twarde dane, które umysł może szybko odczytać. Umysł czytelnika zakłada, że ​​te liczby są ważną częścią wiadomości.

Pamiętaj o tym, tworząc własne e-maile. Jeśli liczby są ważną częścią wiadomości, wyświetl je jako cyfry, aby czytelnik mógł odfiltrować ważne z nieistotnych.

Spraw, aby e-mail działał dla Ciebie

W większości miejsc pracy e-maile są kluczowym elementem w sposobie komunikowania się z naszymi kolegami. Niezależnie od tego, czy wysyłasz 10, czy 100 e-maili dziennie, umiejętność tworzenia skutecznych wiadomości to umiejętność, której musisz się nauczyć.

Jak widać z góry, nie jest to trudne. Niewielkie zmiany, takie jak bardziej zwięzłe wiadomości e-mail, korekta lub zmiana emocji pisania mogą mieć duży wpływ. I z bezpłatne narzędzia do ulepszania poczty e-mail 5 narzędzi, które pomogą Ci pisać lepsze wiadomości e-mailWszyscy nadal próbują rozwiązać problem z pocztą e-mail. Porozmawiajmy więc o najbardziej podstawowym nawyku ze wszystkich - sztuce pisania lepszych e-maili. Za pomocą fajnych narzędzi. Czytaj więcej aby pomóc, nie ma wymówki.

Szanse te mogą nie tylko zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoje e-maile zostaną zauważone i na które odpowiedzą, ale także pomogą w poprawie profesjonalnego wizerunku siebie.

Jakie zmiany wprowadziłeś do sposobu pisania e-maili, które poprawiły ich skuteczność? Bardzo chcielibyśmy usłyszeć!

Kredyty obrazkowe: Przytulać autor: Hernán Piñera (Flickr), Znak zapytania autor: Marco Bellucci (Flickr), Przykład znaków korekty autor: volkspider (Flickr), E-mail autor: Dennis Sklay (Flickr)