10 szybkich wskazówek, jak poprawić swoje wyniki w programie Outlook

Reklama

Outlook jest jednym z najpopularniejszych klientów poczty e-mail, ale być może nie wykorzystujesz go w pełni. Jest wypełniony przydatnymi sztuczkami, które mogą pomóż swojej produktywności Zmień program Outlook w narzędzie do zarządzania projektami dzięki integracji z OneNoteOneNote może zrobić więcej niż myślisz. Pokażemy Ci, jak zmienić listę zadań do wykonania w program Outlook w potężne narzędzie do zarządzania projektami za pomocą wtyczki OneNote dla programu Outlook. Czytaj więcej i spraw, aby korzystanie z niego było proste.

Podsumowaliśmy kilka bardziej nieznanych wskazówek i wskazówek, które pomogą Ci zostać mistrzem programu Outlook. Niezależnie od tego, czy przywołujesz e-maile, automatycznie wypełniasz często wpisywane frazy, czy przypominasz się o załączeniu plików, zapewniamy Ci ochronę.

Jest zdecydowanie więcej do udostępnienia, więc jeśli masz własną wskazówkę dotyczącą programu Outlook, daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

1. Dodaj kolejną strefę czasową kalendarza

Przydaje się wyświetlanie wielu stref czasowych w kalendarzu, jeśli często podróżujesz lub organizujesz spotkania z kimś za granicą. Aby to zrobić, kliknij Plik kartę, a następnie wybierz Opcje z nawigacji po lewej stronie. W nowym oknie kliknij Kalendarz a następnie przewiń do Strefy czasowe Sekcja.

Zobaczysz domyślną strefę czasową, ale możesz to zmienić za pomocą menu rozwijanego. Daj to Etykieta więc możesz to rozróżnić. Następnie zaznacz Pokaż drugą strefę czasową i zrób to samo tam. Kliknij dobrze aby zapisać zmiany.

Teraz przejdź do swojego Kalendarz. Na wstążce w obrębie Zorganizować kategorię, wybierz albo Dzień, (Tydzień pracy lub Widok harmonogramu. Są to widoki, które wyświetlają dwie strefy czasowe po lewej lub u góry.

2. Wyświetl całą pocztę jako zwykły tekst

Jeśli masz obawy dotyczące otrzymywania wiadomości e-mail w formacie HTML, możesz zmusić program Outlook do domyślnego otwierania wszystkich wiadomości e-mail w postaci zwykłego tekstu. Spowoduje to zatrzymanie uruchamiania złośliwego kodu HTML, ale pamiętaj, że nie będzie chronić cię przed wszystkimi zagrożeniami e-mail 8 e-mailowych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa, które możesz udostępnić znajomym i współpracownikom Czytaj więcej .

Najpierw kliknij Plik a następnie wybierz Opcje. W nowym oknie wybierz Centrum zaufania z nawigacji po lewej stronie. Następnie kliknij Ustawienia Centrum zaufania…. Teraz ponownie od lewej wybierz Bezpieczeństwo poczty e-mail.

Pod Czytaj jako zwykły tekst nagłówek, zaznacz Przeczytaj całą standardową pocztę zwykłym tekstem. Możesz także zaznaczyć opcję Przeczytaj całą cyfrowo podpisaną pocztę zwykłym tekstem. E-mail podpisany cyfrowo oznacza, że ​​nadawca zatwierdził treść i nie zostało zmienione.

Aby zapisać zmiany, kliknij dobrze. Jeśli chcesz przeczytać konkretną wiadomość e-mail w oryginalnym formacie, otwórz tę wiadomość e-mail, kliknij pasek informacyjnyi wybierz albo Wyświetl jako HTML lub Wyświetl jako tekst sformatowany.

3. Wymuś automatyczne udostępnianie wiadomości ze skrzynki pocztowej

Zanim wiadomość e-mail zostanie faktycznie wysłana, musi zostać przetworzona przez folder programu Outlook. To sprawdza, czy serwer jest w stanie wypchnąć go bez błędu. Jeśli korzystasz ze wspólnej skrzynki pocztowej, możesz znaleźć to wszystko wiadomości e-mail znajdują się w folderze Skrzynka nadawcza dopóki nie klikniesz ręcznie opcji Wyślij / Odbierz.

Aby temu zaradzić, wymaga edycji rejestru. Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, a wszystko będzie dobrze, ale nieprawidłowe ustawienie rejestr może powodować poważne problemy Jak nie przypadkowo zepsuć rejestru systemu WindowsPracujesz z rejestrem Windows? Zapoznaj się z tymi wskazówkami, a będziesz znacznie mniej narażony na trwałe uszkodzenie komputera. Czytaj więcej za które nie jesteśmy odpowiedzialni.

Najpierw zamknij program Outlook. Następnie wyszukaj system regedit i wybierz wynik. Korzystając z nawigacji po lewej stronie, odfiltruj do następującego folderu:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \x.0 \ Outlook \ Preferencje

Zastąpić x.0 dla bieżącej wersji programu Outlook. 16.0 dla programu Outlook 2016, 15.0 dla programu Outlook 2013, 14.0 dla programu Outlook 2010 i tak dalej.

Podwójne kliknięcie DelegateSentItemsStyle wycenić i zmienić Dane wartości do 0. Następnie kliknij dobrze. Ponownie otwórz program Outlook i powinieneś dowiedzieć się, że cała poczta wychodząca ze współdzielonych skrzynek pocztowych wysyła się automatycznie.

4. Opóźnienie wysłania wiadomości e-mail

Jeśli nie chcesz od razu wysyłać wiadomości e-mail, możesz określić, kiedy chcesz ją wysłać. W oknie tworzenia wiadomości e-mail wybierz Opcje ze wstążki, a następnie kliknij Opóźniona dostawa.

Otworzy się nowe okno, w którym możesz użyć Nie dostarczaj wcześniej pola, aby wybrać datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail. Pamiętaj, że jeśli nie używasz serwera Exchange, Outlook musi być otwarty, aby to żądanie działało.

Możesz także utworzyć regułę, która opóźni wysyłanie wszystkich wiadomości lub tych, które określisz. W tym celu przejdź do Plik a następnie wybierz Zarządzaj regułami i alertami. W ciągu Zasady e-mail, Kliknij Nowa zasada i podążaj za kreatorem. Możesz ustawić warunki, takie jak opóźnianie wiadomości e-mail wysyłanych do określonego kontaktu. Po prostu ustaw akcja do odroczyć dostawę o kilka minut i będziesz gotowy.

5. Przywołaj wiadomość e-mail

Pod warunkiem, że jesteś na serwerze Exchange, możesz przypomnieć sobie e-mail, który już wysłałeś. Jednak wskaźnik sukcesu zależy od wielu czynników, które omówiliśmy nasz przewodnik dotyczący przypominania wiadomości e-mail Jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook po jej wysłaniuCzy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać i żałować chwilę później? Wszyscy tam byliśmy, żałując, że nie możemy cofnąć wysyłania. Pokażemy, jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook lub opóźnić wysyłanie w Gmailu. Czytaj więcej .

Najpierw przejdź do swojego Wysłane elementy i wybierz adres e-mail, który chcesz przywołać. w Ruszaj się grupa wstążki kliknij działania a następnie wybierz Przypomnij sobie tę wiadomość….

W nowym oknie wybierz Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości aby usunąć wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej odbiorcy. Alternatywnie wybierz Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp nową wiadomością wysłać alternatywny e-mail zamiast oryginału.

Kleszcz Poinformuj mnie, jeśli wycofanie zakończy się powodzeniem lub niepowodzeniem dla każdego odbiorcy jeśli chcesz otrzymać wynik każdej próby wycofania. Kiedy będziesz gotowy, kliknij dobrze aby złożyć wniosek o wycofanie.

6. Zaproponuj rzeczy najczęściej wpisywane

Jeśli często piszesz tę samą rzecz, możesz poprosić Outlooka o automatyczne sugerowanie jej, gdy zaczniesz pisać. Podczas pisania wiadomości e-mail wpisz frazę, a następnie ją podświetl. Teraz wybierz Wstawić ze wstążki. Od Tekst kategoria kliknij Szybkie części i wtedy Zapisz wybór w galerii szybkich części….

Fraza zostanie automatycznie zasugerowana, gdy zaczniesz ją wpisywać i możesz nacisnąć Wchodzić aby to wypełnić. Alternatywnie możesz użyć Szybkie części rozwijanym, aby go wybrać. Możesz też kliknij prawym przyciskiem myszy część w tym menu i wybierz Porządkuj i usuń… jeśli kiedykolwiek będzie trzeba go dostosować lub usunąć.

7. Zostań Kreatorem skrótów

Outlook może być złożoną bestią, ale to dlatego, że jest tak potężny. Ale zamiast bawić się w menu, możesz używać skrótów, aby przyspieszyć procesy i zwiększyć produktywność.

Na przykład możesz nacisnąć CTRL + N aby utworzyć nową wiadomość i CTRL + Enter wysłać to. Podobnie, CTRL + R zacznie odpowiadać, póki CTRL + F. prześle to.

Możesz nacisnąć Wstawić aby oflagować wiadomość, F7 przeliterować sprawdź, co piszesz, i F9 aby uruchomić proces wysyłania / odbierania.

W rzeczywistości istnieje tak wiele kluczowych kombinacji, że stworzyliśmy przewodnik po skrótach klawiaturowych programu Outlook Ponad 25 skrótów klawiaturowych programu Outlook, aby zwiększyć produktywnośćOutlook jest obecnie jednym z najpopularniejszych stacjonarnych klientów poczty e-mail. Jeśli jesteś jednym z tych wielu użytkowników programu Outlook, poniższe skróty klawiaturowe z pewnością zaoszczędzą Ci dużo czasu. Czytaj więcej , szczegółowo opisując, jak łatwo nawigować i tworzyć.

8. Wklej, aby utworzyć

Minimalizowanie czynności niezbędnych do osiągnięcia celu jest zawsze korzystne. Możesz zrobić nowy przedmiot, który będzie automatycznie zawierał cokolwiek jest w twoim schowku 5 porad, jak zarządzać schowkiem systemu Windows jak profesjonalistaSchowek, lepiej znany jako Copy & Paste, narzędzie do podnoszenia fragmentów z Wikipedii, pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu na pisanie. Pokażemy Ci, jak używać go jak profesjonalista. Czytaj więcej . Aby to zrobić, przejdź do sekcji, dla której chcesz utworzyć nowy element - na przykład Poczta na e-mail, Kalendarz na wydarzenie i tak dalej.

Następnie wystarczy nacisnąć Ctrl + V.. Element zostanie utworzony i będzie już zawierał zawartość schowka. To prosta sztuczka, której będziesz używać na zawsze.

9. Dostosuj Oznacz jako opcje odczytu

Jeśli stwierdzisz, że Twoje e-maile są oznaczane jako przeczytane, gdy faktycznie ich nie przeglądasz, łatwo przezwyciężyć tę frustrację. Pozostawienie wiadomości e-mail oznaczonej jako nieprzeczytana może sprawić, że szybko zobaczysz, co musisz zrobić.

Najpierw kliknij Plik i wtedy Opcje. Z nawigacji po lewej stronie wybierz Poczta. Pod Panele programu Outlook nagłówek wybierz Okienko odczytu… i otworzy się nowe okno.

Tutaj możesz dostosować, ile sekund ma czekać na oznaczenie elementu jako przeczytanego i czy należy liczyć go jako przeczytany podczas zmiany wyboru. Zaznacz i dostosuj opcje, a następnie kliknij dobrze aby zapisać zmiany.

10. Przypominamy o dołączaniu plików

Jeśli często wysyłasz e-maile i zapominasz załączyć plik, jest to wskazówka dla Ciebie. Program Outlook skanuje wiadomości w poszukiwaniu określonych słów i wyrażeń, takich jak „zobacz w załączeniu” lub „w załączeniu”, a następnie sprawdza, czy rzeczywiście coś załączyłeś. Jeśli tego nie zrobisz, ostrzeże Cię przed wysłaniem wiadomości.

Aby to włączyć, najpierw przejdź do Plik i wtedy Opcje. Wybierz Poczta z nawigacji po lewej stronie, a następnie przewiń do Wysłać wiadomości Sekcja. Teraz zaznacz Ostrzegaj mnie, gdy wysyłam wiadomość, w której może brakować załącznika. Kliknij dobrze aby zapisać zmiany.

Podziel się swoimi wskazówkami

Program może być łatwy w użyciu przez lata i nie w pełni docenić wszystkie jego zawiłości, więc mam nadzieję, że wybrałeś kilka wskazówek, które możesz wykorzystać w codziennym życiu, aby zwiększyć wydajność.

Te wskazówki koncentrują się na komputerowej wersji programu Outlook, więc jeśli używasz wersji internetowej i nie masz pewności, która opcja jest dla Ciebie najlepsza, sprawdź nasze porównanie sieci i pulpitu programu Outlook Microsoft Outlook Web vs. Komputer stacjonarny: który z nich jest dla Ciebie najlepszy?Outlook.com to potężny internetowy klient poczty e-mail, który jest bezpłatny z Office Online. Ale czy program Outlook w Internecie może konkurować ze swoim odpowiednikiem na komputery? Nasze porównanie z programem Outlook pomoże Ci sam zdecydować. Czytaj więcej .

Czy skorzystasz z którejkolwiek z tych wskazówek? Czy masz własne sztuczki z Outlooka, którymi możesz się podzielić?