Jak lepiej śledzić i zarządzać swoimi projektami za pomocą Podio

Reklama

Kiedy ludzie myślą narzędzia do zarządzania projektami Intellinote: umieść swoje zadania, pliki, wiadomości i spotkania online w jednym miejscuIntellinote ułatwia zarządzanie, współpracę i lepszą komunikację z zespołem, kolegami oraz klienci z kompleksowym połączeniem udostępniania plików, organizacji oraz wideo i tekstu w czasie rzeczywistym czat. Czytaj więcej zazwyczaj przychodzi na myśl oprogramowanie takie jak Microsoft Project. Jest to oczywiście wspaniałe narzędzie do zarządzania zadaniami, harmonogramami, wynikami i zasobami projektu. Ale do czego używasz śledzenie wielu projektów?

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz jednego czy dziesięciu pracowników, narzędzie, które może śledzić statusy i spotkania, wysyłać przypomnienia, a nawet przechowywać wszystkie dokumenty związane z projektem, jest również bardzo przydatne. To gdzie Podio przychodzi, aby pomóc Ci w zarządzaniu wieloma projektami, zespołem innych lub po prostu sposobem na śledzenie ich obu. Oto kilka sztuczek i wskazówek, które pozwolą w pełni wykorzystać możliwości Podio do śledzenia projektów i zespołu.

Wdróż aplikacje Podio

Podio to narzędzie, które używa „aplikacji” do zarządzać różnymi aspektami obszaru roboczego Podio: Pojedynczy pulpit do zarządzania zadaniami Twojej organizacji Czytaj więcej . Aplikacje są dostępne według funkcji i branży i obejmują takie rzeczy, jak spotkania, pomysły, klienci, zamówienia zakupu, faktury, kontakty i wiele innych. Najlepszym sposobem korzystania z Podio jest uzyskanie potrzebnych aplikacji. Zacznij od sprawdzenia Podio App Market i przejrzyj pakiety dostępne według funkcji lub branży. Umożliwi to dobry start, a później będziesz mógł pobrać poszczególne aplikacje.

Na przykład, jeśli używasz Podio dla funkcje zarządzania zdarzeniami, jest paczka zawierająca aplikacje dla uczestników, miejsc, dostawców, prelegentów, wydarzeń i listy gości. Inny przykład wykorzystuje przemysł sprzedaży i zawiera pakiet do zarządzania potencjalnymi klientami, który zawiera aplikacje do sprzedaży, potencjalnych klientów, spotkań sprzedażowych, komunikacji i produktów.

Skorzystaj z aplikacji w Podio, aby śledzić wszystkie aspekty projektu, duże lub małe. Można je wszystkie ustawić na głównym ekranie obszaru roboczego i zawierać pola, które prawdopodobnie będą potrzebne. Możesz także zmodyfikować dowolną aplikację, aby dostosować ją dokładnie tak, jak chcesz. Te aplikacje są podstawą Podio i zapewniają dużą elastyczność w śledzeniu projektów i ich ruchomych części.

Skorzystaj z połączonych usług i rozszerzeń

Pomocną funkcją Podio jest połączenie z innymi usługami. Jeśli jesteś zainteresowany połączeniem Kalendarz Microsoft Exchange do eksportowania wydarzeń, twój Iść na spotkanie konto do uruchamiania spotkań bezpośrednio z Podio lub Twojego Evernote konto, aby załączyć swoje notatki, a następnie Podio Cię obejmuje. Aby śledzić swoje zadania i nadążać za projektami, zdecydowanie warto połączyć inne używane usługi. Aby z powodzeniem korzystać z Podio, te połączone usługi umożliwiają pobieranie potrzebnych elementów, które mogą istnieć gdzie indziej, ale są niezbędne dla twojego projektu.

Wraz z tymi usługami możesz łatwo łączyć Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync i Dropbox. Łączenie jest łatwe; po prostu kliknij Ustawienia konta z głównej nawigacji, a następnie Usługi. Każda usługa ma swój własny przycisk połączenia, a po zalogowaniu zobaczysz, jak przesuwają się w górę listy, gdzie są gotowi do użycia.

Oprócz łączenia usług możesz skorzystać z Rozszerzenia Podio które integrują się z wieloma programistami zewnętrznymi. Integracje z MailChimp, Mapami Google i Xero umożliwiają jeszcze lepsze korzystanie z Podio. Na przykład istnieje rozszerzenie QuickBooks, które pozwala importować informacje o klientach i koncie do Podio, gdzie można skonfigurować automatyczne fakturowanie między systemami.

Jak Podio wypada w porównaniu do Trello

Jeśli nie wypróbowałeś innych narzędzi, takich jak Podio, do śledzenia i zarządzania projektami, można go łatwo porównać do Trello Trello - wyjątkowy, prosty i wydajny system zarządzania projektami z dobrego domuCzy imię Joel Spolsky coś dla ciebie znaczy? Jeśli tak, zechcesz przeczytać ten post, ponieważ pokazuje on najnowszy i największy projekt Spolsky'ego. A jeśli nie, powinieneś wiedzieć, że to ... Czytaj więcej , które jest kolejnym doskonałym narzędziem. Jeśli wypróbowałeś oba z nich, prawdopodobnie masz preferencje lub prawdopodobnie korzystasz z nich obu, ale do różnych celów. Oba oferują podstawy do śledzenia projektów, zadań i osób, a także przydatne powiadomienia, przypomnienia i dostosowane opcje formatowania narzędzi. Więc czym się różnią?

Obszar roboczy

Chociaż zarówno Podio, jak i Trello mają dobrze zorganizowane przestrzenie robocze, Trello musiałby należeć do kategorii „łatwiejszej konfiguracji”. Podio zajmuje trochę więcej czasu na skonfigurowanie do użycia. Po uzyskaniu potrzebnych aplikacji możesz ich użyć do skonfigurowania kafelków lub widżetów dla głównego obszaru roboczego i zmiany ich wyglądu, aby wyglądały dobrze. Dzięki Trello od razu widzisz swoje plansze, a po wybraniu jednej z nich widzisz swoje karty. Tak, jest trochę czasu na konfigurację z Trello, ale ten czas jest spędzony konfigurowanie projektów i zadań zamiast konfigurowanie potrzebnych narzędzi jak w Podio. Ale jeśli nie masz nic przeciwko poświęceniu trochę czasu na stworzenie naprawdę spersonalizowanego obszaru roboczego, Podio pozwala na to, czego nie robi Trello.

Połączone usługi

Jeśli chodzi o łączenie kalendarzy, oprogramowanie do spotkań 6 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołemMałe zespoły nie potrzebują drogich aplikacji korporacyjnych do współpracy. Oto sześć fantastycznych narzędzi, których możesz użyć do zarządzania danymi, komunikacją i innymi zadaniami swojego zespołu. Za darmo. Czytaj więcej , menedżerów plików i notatników, Podio ma po prostu więcej opcji. Możesz dołączać pliki i zdjęcia do kart w Trello z miejsc takich jak Dysk Google, Dropbox, Box i OneDrive (poniżej). Możesz także podłączyć Trello do iCal, aby wyświetlić swoje karty, a nawet Kalendarz wschodni, jeśli taki jest twój harmonogram. Ale ogólnie Podio ma większą elastyczność dzięki opcjom połączonych usług.

Dostęp mobilny

Zarówno Podio (iOS, Android) i Trello (iOS, Android) mają dostępne bezpłatne aplikacje mobilne, które naprawdę ułatwiają śledzenie projektów. Oba masz na swoim telefonie lub tablecie. Jeśli jesteś osobą wizualną, która docenia tablice i karty używane w Trello, będziesz bardzo zadowolony z ich aplikacji. Ma elegancki interfejs, a przeciąganie i upuszczanie również jest dość responsywne. Podobnie, Podio ma dobrą aplikację, jeśli lubisz przeglądać tabele danych, ostatnią aktywność swojego zespołu i aktualizować elementy. Tak czy inaczej, korzystanie z opcji mobilnych pozwala pozostać w kontakcie ze swoimi projektami, powiadomieniami i zespołem, gdy jesteś w drodze.

Wskazówki dotyczące korzystania z Podio

Ponownie, Podio jest narzędziem do zarządzania projektami, zadaniami, a nawet zespołem, który jest zupełnie inny niż oprogramowanie takie jak Microsoft Project. Umożliwia śledzenie, sprawdzanie statusów, przydzielanie zadań i prowadzenie projektów zgodnie z dokładnie opracowanym planem. Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z Podio, jeśli jesteś nowy lub nie w pełni korzystałeś z jego funkcji.

• Do zarządzania zespołem użyj Nie funkcjonuje app. Każdy członek zespołu może łatwo wybrać Urlop, Zdalny lub Konferencja, aby opisać typ. Następnie po wprowadzeniu dat menedżer może szybko zatwierdzić lub odrzucić czas poza biurem. Można również wysyłać powiadomienia, które dostarczą świetnych przypomnień, jeśli ktoś z twojego zespołu zniknie.
• Wypróbuj dostępne Formularze internetowe na twoją stronę. Podio utworzy formularze dla Twojej witryny za pomocą jednego przycisku. Następnie możesz dostosować formularz i opublikować otrzymany link do udostępnienia lub umieścić kod do umieszczenia bezpośrednio na swojej stronie internetowej. Korzystając z naszego przykładu zarządzania wydarzeniami z wcześniejszego okresu, możesz łatwo mieć formularz do wypełnienia przez zainteresowanych klientów, aby poprosić o usługi na ich wydarzenie.
• Skorzystaj z prostoty funkcja eksportu. Każda używana aplikacja zawiera opcję eksportu danych. Jest to bardzo przydatne do aktualizacji twojego zespołu na spotkaniu statusowym lub twojego szefa, gdy chce on aktualizować wszystkie projekty dla twojego zespołu. Funkcję eksportu można zobaczyć po wybraniu ikony klucza z wnętrza aplikacji.
• Dostosuj aplikacje dla pełnej skuteczności. Każda aplikacja zawiera podstawowe informacje, których będziesz potrzebować. Ale każdy może być edytowane i dostosowane dzięki czemu możesz używać dokładnych pól, list, statusów i innych potrzebnych elementów w każdym z nich. Po prostu kliknij tę ikonę klucza, gdy będziesz w aplikacji i wybierz Zmodyfikuj szablon.

Plany Podio

Jeśli jesteś nowy w Podio, są kilka różnych planów możesz wybrać między darmowa opcja. Jeśli masz zespół składający się z maksymalnie pięciu osób, możesz bezpłatnie korzystać ze wszystkich funkcji planu podstawowego, z wyjątkiem zarządzania użytkownikami. Jeśli masz więcej niż pięciu użytkowników; plany zaczynają się od 9 USD miesięcznie. Możesz mieć nieograniczoną liczbę użytkowników z korzyściami, takimi jak sesje szkoleniowe, priorytetowe wsparcie i zaawansowana konfiguracja, w zależności od płatnego planu.

Czy korzystasz z Podio, czy nadal go rozważasz?

Jeśli jesteś aktualnym użytkownikiem Podio, jakie przydatne wskazówki musisz udostępnić czytelnikom? Jeśli nadal myślisz o używaniu Podio do śledzenia projektów, jakie są twoje decydujące czynniki i czego szukasz w narzędziu? Podziel się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami w komentarzach poniżej!

Źródło zdjęcia: Biznesmen za pośrednictwem Shutterstock, Alphaspirit przez Shutterstock.com