Fool Proof System do planowania i zarządzania wieloma projektami

Reklama

Posiadanie wielu projektów zarówno w pracy, jak i w domu jest jak pleśń, która rośnie na ścianach kabiny. Mączniak, który emanuje lęk i konsternację, gdy spadasz dalej, tracąc orientację, gdzie jesteś i co pozostało do zrobienia. Na szczęście dostępny jest stosunkowo prosty system usuwania pleśni, niezawodnego kierowania tymi projektami z powrotem na właściwe tory i utrzymywania ich w ten sposób.

Przejdź do planowania pełnego horyzontu

Ten system nazywa się „Full Horizon Planning” (FHP), terminem wymyślone i zilustrowane profesor matematyki i szałwia produktywności, Cal Newport. FHP to system przepływu pracy, który wymaga twoja w dużej mierze nieudolna lista rzeczy do zrobienia 4 popularne wskazówki dotyczące produktywności, które należy zignorowaćNiektóre sprzedawane nam pomysły na produktywność są czasem nieuzasadnione i często mylone. Obalmy kilka mitów dotyczących produktywności, pokazując, że odwrotnie może równie dobrze być prawdą. Czytaj więcej i przekształca go w coś, co jest łatwiejsze w zarządzaniu i bardziej szanuje Twój czas. Jest również niezwykle niezniszczalny, jeśli chodzi o te codzienne rozrywki.

Kiedy Newport mówi o systemach przepływu pracy, definiuje je jako „zestaw nawyków i narzędzi używanych do organizowania wykonywanej pracy i jej wykonywania. A kiedy [on] mówi „skuteczny”, [odnosi się] do ilości wytwarzanej przez ciebie wartości ”.

Z tej definicji wynika, że ​​FHP nie jest promowany jako system do rządzenia wszystkimi systemami. Może nie być odpowiedni do twojej pracy, ale zdecydowanie warto to rozważyć. Krótko mówiąc, jest to alternatywa z podobieństwem do innych systemów, takich jak David Allen Załatwiać sprawy Zorganizuj 2015: Poznaj sztukę walki z robienia rzeczy [rzeczy do obejrzenia]Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego odnoszący sukcesy i osiągający sukcesy zawsze zachowują spokój? Czytaj więcej , jednozadaniowość Zrobić rzeczy: 10 inspirujących filmów w celu zwiększenia wydajnościZamiast przechodzić przez każdy kanał wideo na YouTube, pomyśleliśmy, że zmniejszymy obciążenie i zalecimy kilka klipów, które pokażą, jak zwiększyć produktywność. Czytaj więcej , i blokowanie czasu Blokowanie czasu - sekretna broń dla lepszego skupieniaSzukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci utrzymać się na drodze, jednocześnie utrzymując dystans, odwlekanie i nieproduktywną wielozadaniowość. Czytaj więcej . Full Horizon Planning to zarówno aglomeracja, jak i usuwanie części tych pomysłów. Pozwólcie, że sparafrazuję wyjaśnienie Newporta.

• Każdy projekt, w którym się znajdujesz, należy sklasyfikować jako jeden z nich drzemiącylub aktywny.
• Uśpione projekty należy składać z drogi, ale regularnie sprawdzać.
• Kiedy projekt jest promowany do aktywny status, należy ustalić szczegółowy plan realizacji tego projektu.

Jeśli chodzi o planowanie aktywny projektów, nie powinieneś zajmować się abstrakcjami, ale „bezpośrednio z brutalną fizycznością czasu”. To znaczy:

„Na poziomie miesięcznym wiem, w jakie tygodnie będę pracować nad projektem i tylko kiedy dojdę do tych tygodni, planuję dowiedzieć się, w które dni będę nad tym pracował i tylko kiedy przejdę do konkretnych dni, zastanawiam się, które to będzie konsumować."

Takie podejście znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo nadmiernego zaangażowania, umożliwiając bardziej efektywne planowanie i lepsze wykorzystanie czasu.

Zbyt wiele osób planuje dokładnie, jakie zadania będą wykonywać, w które konkretne dni, a może nawet miesiące wcześniej. To nie pozostawia miejsca na prawdziwe życie. Zaledwie kilka dni choroby lub dodatkowych obowiązków powoduje, że cały system może popaść w ruinę.

Myślę, że przykład jest w porządku. Użyję zrzutów ekranu z Trello (przeczytaj nasz list Trello - wyjątkowy, prosty i wydajny system zarządzania projektami z dobrego domuCzy imię Joel Spolsky coś dla ciebie znaczy? Jeśli tak, zechcesz przeczytać ten post, ponieważ pokazuje on najnowszy i największy projekt Spolsky'ego. A jeśli nie, powinieneś wiedzieć, że to ... Czytaj więcej ), aby pokazać, jak możesz zorganizować ten system przepływu pracy na takiej platformie.

Skonfiguruj tablicę Trello

Nie jest to bynajmniej jedyny sposób na skonfigurowanie Trello dla tego systemu, ale działa on dla mnie. Ustaw cztery „listy”.

1. Lista wszystkich aktywnych i nieaktywnych projektów.
2. Lista rzeczy, które musisz rozwiązać w nadchodzącym miesiącu, oraz tygodni, w których niektóre rzeczy wymagają ukończenia (nie dodawaj jeszcze żadnych informacji).
3. Lista czynności, które musisz robić w tym tygodniu i w które dni.
4. Lista zadań, które należy dziś wykonać.

Po dodaniu wszystkich projektów do listy „Projekt” zaznacz te, które są aktywny z kolorową „etykietą”. Wykorzystuję również te projekty, aby się wyróżniać.

Napisz przeglądy projektu

Następnie kliknij pierwszy z aktywnych projektów i napisz komentarz szczegółowo opisujący, co musisz zrobić, w szerokim, praktycznym znaczeniu i mniej więcej do kiedy. W tym przykładzie zakładam, że każdy projekt trwa kilka miesięcy. To pozwala naprawdę zrozumieć, co jest od ciebie potrzebne, i możesz zacząć rozumieć, jak najlepiej uporządkować zadania. Zrób to dla każdego ze swoich aktywnych projektów.

Uwaga: jest to pierwszy poziom szczegółowości. Nie musisz jeszcze przypisywać określonych tygodni, dni ani godzin do tych zadań.

Zaplanuj w tym miesiącu (raz w miesiącu)

Powinieneś dążyć do tego na początku każdego miesiąca. Na podstawie komentarzy, które właśnie napisałeś dla każdego z twoich aktywnych projektów, powinieneś być w stanie zobaczyć, co należy wypełnić do końca to miesiąc.

Ułóż każdy z tych kamieni milowych jako osobną „płytkę” na tej liście i oznacz je odpowiednim kolorem (tego samego koloru co aktywne zadanie, którego dotyczy), dzięki czemu można łatwo zobaczyć, z jakim projektem ma ono do czynienia. Zdecyduj teraz, w których tygodniach w tym miesiącu będziesz pracować nad poszczególnymi kamieniami milowymi.

Jeśli chcesz pracować nad nim przez kilka tygodni w tym miesiącu, możesz powielić zadanie lub podzielić je na zadania cząstkowe.

Teraz na początku każdego miesiąca z grubsza wiesz, jakie zadania będziesz musiał wykonać do końca każdego z nich tydzień. Jeśli nie uda ci się spełnić któregokolwiek z tych kamieni milowych, po prostu trochę się rozsuń, aby nadal móc zrealizować ogólny projekt do ostatecznego terminu.

Zaplanuj w tym tygodniu (raz w tygodniu)

Pierwszą rzeczą w poniedziałek rano jest sprawdzenie odpowiedniego tygodnia na liście „W tym miesiącu”, aby zobaczyć, co trzeba rozwiązać w ciągu najbliższych kilku dni.

Poświęć ten czas na przeciągnięcie każdego z tych zadań do listy „Ten tydzień” i zdecyduj, które z nich dni poświęcisz czas na te przedmioty.

Ponownie, jeśli chcesz podzielić zadania na zadania podrzędne lub powielić je, śmiało. Jeśli na przykład dowiedziałeś się pod koniec zeszłego tygodnia, że ​​w środę miałeś udział w szkoleniu, możesz teraz łatwo zaplanować swój harmonogram.

Zaplanuj już dziś (raz dziennie)

Na początku każdego dnia poświęć 10–15 minut na planowanie w oparciu o zadania z W tym tygodniu jak zamierzasz spędzać czas, aby mieć pewność, że osiągniesz te kamienie milowe. Ponownie przeciągnij odpowiednie elementy z W tym tygodniu lista do Dzisiaj lista.

Na tym etapie szczegółowości rzeczy mogą się szybko zmienić, więc miej to na uwadze i przygotuj się na zmianę swojego planu na podstawie tych zakłóceń. Ale celowo odkładając określone bloki czasu i mając samodyscyplinę, aby dotrzymywać harmonogramu w jak największym stopniu, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że dokończymy to, co należy wypełnić.

W powyższym przykładzie widać, że zaplanowano cały dzień pracy, w tym spotkania, połączenia i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Kluczowe zadanie zostało podzielone na dwa osobne bloki czasu.

Pod koniec każdego dnia wyczyść Dzisiaj lista. Pod koniec każdego tygodnia wyczyść W tym tygodniu lista. I pod koniec każdego miesiąca wyczyść Ten miesiąc listy i zacznij od przeglądu swoich projektów.

To nawyk

Jak widać, jest to system zbudowany dla osób realizujących różnorodne stosunkowo złożone projekty. Przeznaczony jest dla osób, które muszą dotrzymać szeregu terminów bez konieczności trzymania się ustalonej rutyny i harmonogramu, które podyktowane są tygodnie, a nawet miesiące wcześniej.

Po kilku tygodniach opanowania tej rutyny szybko dowiesz się, czy jest ona dla Ciebie. Jeśli podoba Ci się ten system, ten przedział czasowy powinien wystarczyć do edycji systemu w sposób opisany powyżej, aby działał wydajnie dla określonych potrzeb. Dopiero wtedy stanie się nawykiem.

Inne ustawienia

Fizyczne zeszyty

Jeśli nie lubisz korzystać z Trello lub wolisz używać tego systemu w innym ustawieniu, jest kilka opcji. Sam Newport używa wyboru zeszyty. Za pomocą pióra fizycznego i papier może wnieść więcej 6 prostych powodów, dla których papier wciąż może być Twoją zabójczą aplikacjąPapier może być bardziej wydajnym narzędziem produktywności niż komputer lub urządzenie dotykowe i nie powinien być natychmiast odrzucany. Nieprzekonany? Oto sześć powodów, dla których papier jest nadal aktualny. Czytaj więcej niż myślisz o swojej produktywności. Każdy notatnik reprezentuje inny poziom szczegółowości: miesiąc, tydzień, dzień, dzięki czemu może szybko zapisywać zmiany w swoich harmonogramach, jeśli i kiedy są potrzebne.

Evernote i OneNote

Inną alternatywą są narzędzia takie jak Evernote lub Jedna uwaga. Możesz to skonfigurować dokładnie tak samo, jak Newport korzysta z fizycznych zeszytów. Ustawić nowy notatnik Program OneNote jest teraz całkowicie darmowy i oferuje więcej funkcji niż wcześniejEvernote nie rządzi już serią aplikacji do robienia notatek. Microsoft ogłosił niedawno, że OneNote będzie bardziej darmowy niż kiedykolwiek wcześniej. Pozwól nam pokazać, co to oznacza pod względem funkcji i funkcjonalności. Czytaj więcej dla każdego poziomu szczegółowości, którego potrzebujesz (patrz poniżej). Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podobnymi do powyższych, aby je aktualizować. Moim jedynym problemem z tym podejściem jest to, że istnieje wiele kliknięć tam iz powrotem między różnymi notatnikami, które dlatego wolę korzystać z Trello, gdzie większość informacji można zobaczyć na pierwszy rzut oka, i można je bardzo szybko przenosić z łatwością.

Przewyższać

Jeśli jesteś osobą z Excela, jednym z potencjalnych rozwiązań jest odtworzenie układu, który skonfigurowaliśmy w Trello. To działa, ale przenoszenie zadań i zmiana ich kolejności jest trudniejsza, gdy masz komórki do poruszania się Oszczędność czasu dzięki operacjom tekstowym w programie ExcelExcel potrafi magicznie posługiwać się liczbami i równie dobrze radzi sobie z postaciami. Ten podręcznik pokazuje, jak analizować, konwertować, zamieniać i edytować tekst w arkuszach kalkulacyjnych. Te podstawy pozwolą Ci wykonywać złożone transformacje. Czytaj więcej , zamiast po prostu przeciągać i upuszczać. Jeśli wolisz mieć mniej informacji na jednej stronie, zawsze możesz skonfigurować nowe karty Projekty, W tym miesiącu, W tym tygodniu, i Dzisiaj.

Czy FHP może Ci pomóc?

Full Horizon Planning to system przepływu pracy, który oznacza, że ​​możesz zarządzać wieloma projektami bez konieczności angażowania się w harmonogramy, których tak naprawdę nie można przewidzieć lub których nie można kontrolować.

Nie ma wątpliwości, że ten „system wymaga więcej wstępnych inwestycji energii mentalnej niż kupowanie od ostatecznego terminu do ostatecznego terminu, a na pewno nie zadziałałby dla wszystkich rodzajów miejsc pracy”. Ale w znacznym stopniu przyczynia się do znaczącej wydajności Newport w środowisku akademickim, blogowaniu i pisaniu, zapewniając jednocześnie, że rzadko pracuje po 17:00 bez wypalić się Programowanie wypalenia zawodowego: jak odzyskać utraconą motywacjęPisanie tych wszystkich wierszy kodu może być wyczerpujące fizycznie i emocjonalnie. Wszystko, czego potrzebujesz, aby wrócić, to świadomość, że motywację można odzyskać. Czytaj więcej .

Czy uważasz, że jest to system przepływu pracy, z którego możesz skorzystać? Jak musiałbyś to zastosować w swojej karierze? Czy jest tam system, który działa bardziej efektywnie System 3-strajkowy: jak ustalić priorytet listy zadań do wykonaniaCzy nie przeglądasz swojej listy rzeczy do zrobienia? Problemem może nie być twoja produktywność, mogą to być po prostu twoje priorytety. Nauczmy się, jak ustalać priorytety listy rzeczy do zrobienia i załatwiać sprawy. Czytaj więcej dla Was?

Źródło zdjęcia: wyczerpana kobieta biznesu autor: Piotr Marcinski przez Shutterstock, 40+235 przez Bark przez Flickr