Właściwe oprogramowanie dla twojego projektu, grupy lub organizacji może mieć znaczenie. Intellinote ułatwia zarządzanie, współpracę i lepszą komunikację z zespołem, współpracownikami i klientami.
Intellinote łączy wiadomości tekstowe, audio i wideo w czasie rzeczywistym, łatwe udostępnianie plików i ekranów oraz projektowanie funkcje zarządzania z unikalnym podejściem do obszaru roboczego, które ułatwia zarządzanie dużymi zespołami ludzi sprawa.
Co więcej, jest całkowicie darmowy do użytku osobistego i ma pełen funkcji 30 dniowy okres próbny więc możesz spróbować ze swoim zespołem przed zakupem.
Wszystko pod jednym dachem
Intellinote jest dostępny jako aplikacja internetowa lub jako samodzielne oprogramowanie dla Windows
, Prochowiec i platformy mobilne. Zarówno wersja internetowa, jak i samodzielna mają ten sam powściągliwy nowoczesny interfejs: składany lewy menu pozwala maksymalnie wykorzystać treść, do której można przypiąć dowolne obszary robocze lub czaty, aby uzyskać szybszy dostęp.
Intellinote zapewnia miejsce na notatki, zadania, pliki, rozmowy i wszystko inne związane z Twoją firmą, zespołem lub projektem. Notatki można udostępniać, współpracować i przypisywać do obszarów roboczych, zadania mogą być delegowane osobom z terminem. Udostępnianie plików bezpośrednio w obszarze roboczym to świetny sposób na dzielenie się z całymi zespołami lub rozpoczęcie czatu jeden na jednego, aby utrzymać dyskusję na temat obszaru roboczego. To organizacyjny szwajcarski scyzoryk.
Możesz przesyłać pliki bezpośrednio do obszarów roboczych lub dołączać je do notatek i zadań, dostarczać długie opisy tekstowe (sformatowane przy użyciu narzędzi WYSIWYG) i komentować absolutnie wszystko. Możliwe jest również osadzanie zadań lub notatek w innych notatkach. Po prostu kliknij przycisk „spinacza” i wybierz Dodaj z Intellinote.
Podejście Intellinote to takie, które intensywnie wykorzystuje przestrzenie robocze, które są w istocie koncentratorami, które zapewniają możliwy do przypisania cel notatkom, zadaniom i plikom. Obszary robocze nie są sztywne w projektowaniu i mogą dotyczyć praktycznie wszystkiego, czego potrzebujesz: całych działów, indywidualnych projektów, członków zespołu, literatury szkoleniowej - cokolwiek potrzebujesz.
Obszary robocze nie są specyficzne dla projektu lub działu i można je również tworzyć do komunikacji grupowej. Grupowy obszar roboczy służy innym celom niż zwykły, zapewniając punkt współpracy dla nieograniczonej liczby członków zespołu. Możesz czatować, udostępniać pliki i widzieć wszystko, nad czym pracowała twoja grupa - i wszystko działa tak samo dla obszarów roboczych jeden na jednego.
Tworzenie obszaru roboczego jest tak proste, jak kliknięcie przycisku plus w prawym górnym rogu i wybranie Obszar roboczy, nadając mu nazwę i dodając do niej członków zespołu. Natychmiast utworzyłeś przestrzeń organizacyjną, miejsce do przechowywania plików związanych z tą konkretną operacją oraz pokój rozmów w czasie rzeczywistym dla swoich kolegów.
Nieprzypięte obszary robocze pojawią się w rozwijanym menu po lewej stronie na podstawie ich aktywności (w tym wszelkich czatów obecnie z członkami zespołu), a wszystkie obszary robocze niewidoczne natychmiast w menu są ukryte pod wielokropkiem (…) Ikona.
To utrzymuje to, co ty nie potrzebujesz zejść z drogi, abyś mógł skoncentrować się na ważnych zadaniach, które wymagają teraz uwagi.
Korzystanie z Intellinote
Jeśli używałeś Intellinote w przeszłości, prawdopodobnie zauważysz, że interfejs użytkownika jest teraz znacznie „lżejszy” i bardziej przyjazny dla użytkownika. Oprócz odrobiny farby i bardziej responsywnego poruszania się po obszarach roboczych jest teraz jeszcze łatwiejsze niż wcześniej.
To, co kiedyś było „Unified Workspace”, po prostu się stało Wszystko - zebranie wszystkiego, nad czym pracujesz, we wszystkich różnych obszarach roboczych. Co więcej, wszystkie przydzielone zadania (przeszłe i obecne) zostały przeniesione do Zadania ekran, podając informacje na temat zbliżającego się harmonogramu.
Każdy tworzony obszar roboczy - niezależnie od tego, czy jest to grupa, osoba czy projekt - ma połączone okno czatu i aktywności oraz tabelę z notatkami, zadaniami i inną zawartością. Zobacz, co wydarzyło się w każdym obszarze roboczym podczas Twojej nieobecności, dzięki rzutowi oka na ostatnią aktywność lub rozpocznij asynchroniczną rozmowę ze współpracownikami. Możesz nawet dodawać notatki, przypisywać zadania, przesyłać pliki i wysyłać wiadomości do innych członków zespołu z tego samego pola tekstowego, po prostu wybierz opcję w polu po lewej stronie.
Po wejściu do obszaru roboczego - niezależnie od tego, czy jest to projekt, czy grupa - zobaczysz okno aktywności, krótkie podsumowanie obszaru roboczego i menu tabelaryczne do szybkiego przeglądania odpowiednich Notatki, Zadania, Akta, Członkowie, Warcaby i Śmieci. Wszystkie są wyświetlane obok okna aktywności, dzięki czemu możesz kontynuować rozmowę ze współpracownikami podczas przeglądania.
Rozwiązanie takie jak Intellinote może zastąpić kilka niezależnych produktów, w tym starzejące się oprogramowanie do zarządzania projektami, które nigdy nie wydaje się ewoluować, oraz drogie oprogramowanie do prowadzenia czatów i wideokonferencji w czasie rzeczywistym. W środowisku edukacyjnym Intellinote może się przydać do przekazywania informacji zwrotnych, pracy z grupami lub wyznaczania terminów. W niektórych przypadkach możesz pozbyć się e-maili podczas dyskusji zespołowych i po prostu użyć funkcji czatu w czasie rzeczywistym i funkcji prywatnych wiadomości w grupie zamiast tego.
Wiele firm i zespołów korzysta z narzędzi stron trzecich w ramach swoich regularnych operacji i chociaż Intellinote próbuje zastąpić niektóre z tych narzędzi, inne zostały wdrożone jako opcjonalne integracje. Należą do nich narzędzia internetowe, takie jak GitHub i Bitbucket, MailChimp, Wufoo, a nawet ZenDesk.
Oprócz tych Intellinote może również integrować się z podstawowymi platformami współpracy, takimi jak Dropbox, Box, Dysk Google (w tym Dokumenty Google) i kalendarze online. Istnieje nawet integracja Evernote, która przenosi wszystkie twoje notatki i treści do Intellinote. Jeśli potrzebujesz bardziej złożonych integracji, możesz skorzystać z Built.io, REST, Webhook i Zapier, które mogą podnieść produktywność na wyższy poziom dzięki integracji specyficznej dla Twojej operacji.
Intellinote ma szeroki zakres zastosowań dzięki tak solidnej podstawie. Połączenie zarządzania projektami, wideo w czasie rzeczywistym, audio i udostępniania ekranu oraz dyskusji w czasie rzeczywistym jest zaskakująco skuteczne. W bardziej obciążonych środowiskach, w których śledzenie projektów może być trudne, Intellinote może być idealnym narzędziem do przywracania porządku i zdrowia psychicznego.
Komunikuj się i organizuj swój zespół
Oprócz zapewnienia poczucia kontekstu dla działań zespołu lub firmy, obszary robocze są również kluczowe dla komunikacji. Czasami e-mail i komunikatory czują się zbyt rozłączone i usunięte z twojego projektu, w którym przychodzi czat zespołu i konferencje wideo Intellinote.
Prawdopodobnie jeden z największych punktów sprzedaży Intellinote, niedawne dodanie wideokonferencji integruje się z obecnymi członkami zespołu dokładnie tak, jak można się spodziewać. Po prostu najedź kursorem na nazwę i naciśnij Połączenie aby zainicjować spotkanie jeden na jednego lub dodać grupę użytkowników na większą konferencję - wszystko z tego samego interfejsu użytkownika.
Korzyści wynikające z umożliwienia Intellinote zaspokojenia potrzeb związanych z wideokonferencją wydają się oczywiste: zorganizuj swój zespół z jednego interfejsu, szybki dostęp do materiałów firmowych i oszczędność pieniędzy na drogich, niezależnych konferencjach premium przybory. Intellinote obsługuje funkcje udostępniania ekranu i adnotacji dostępne w droższych rozwiązaniach konferencyjnych.
W rzeczywistości nie musisz być zarejestrowanym użytkownikiem Intellinote, aby wziąć udział w konferencji wideo. Po prostu utwórz nową konferencję za pomocą niebieskiego przycisku „zadzwoń” u góry ekranu i przekaż łącze potencjalnemu klientowi lub dostawcy. Pracujesz z wieloma klientami? Użyj Intellinote, aby utworzyć obszar roboczy dla każdego z nich, abyś mógł udostępniać dokumentację, zadawać pytania, organizować konferencje wideo i komunikować się znacznie wydajniej niż zwykły stary e-mail.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w tym samym biurze, czy jesteś członkiem zespołu rozproszonego po całym świecie, asynchroniczny czat i wideokonferencje powinny zaspokoić większość Twoich potrzeb komunikacyjnych. Organizuj osobiste spotkania osobiste lub po prostu melduj się w grupach i projektach - wybór należy do Ciebie.
Kliknij małą ikonę podobną do RSS w lewym dolnym rogu (Notatka lub Zadanie), aby ją śledzić. Możesz przywołać obserwowane notatki według obszaru roboczego lub wyświetlić wszystko, co obserwujesz Wszystko używając Filtr menu w prawym dolnym rogu. Śledź i cofaj obserwacje, gdy są potrzebne, aby dodać dodatkowy wymiar do wydajności - ustalaj priorytety zadań załatwiać sprawy.
Powiadomienia informują o wszelkich obserwowanych elementach o zmianach w treści, komentarzach, tagach, załącznikach i cesjonariuszach lub terminach. Możesz nawet dodać innych użytkowników jako obserwujących (przydatne, jeśli nie są oni powiązani z tym konkretnym obszarem roboczym), klikając przycisk plus „+” i wpisując ich nazwę.
Aktualizacje wypychane w czasie rzeczywistym zapewniają, że podczas przeglądania obszaru roboczego nie trzeba odświeżać Intellinote, aby zobaczyć najnowsze dodatki w terminach treści - zmiany są automatycznie przesyłane do przeglądarki, a odpowiednie obszary robocze i czaty pojawiają się w obszarze nawigacji, gdy są zaktualizowane.
Intellinote na komputery i urządzenia mobilne
Dostęp mobilny jest coraz bardziej cenny w świecie, w którym rzadko zostawiamy smartfony lub tablety w spokoju, a Intellinote ma dwie aplikacje mobilne: jedną dla iOS (który tutaj testowałem) i jeden dla Android.
Biorąc pod uwagę, że aplikacja internetowa Intellinote wygląda jak coś, co normalnie można znaleźć w App Store, klient mobilny jest bardzo łatwy w obsłudze. Zapewnia pełny dostęp do obszarów roboczych, notatek i rozmów, a jednocześnie zapewnia aktualne powiadomienia push w czasie rzeczywistym o nadchodzących zmianach i wiadomościach, gdy nie ma Cię przy biurku.
Wszystkie dane Intellinote są dostępne za pośrednictwem aplikacji mobilnej, w tym połączone okno czatu i aktywności oraz notatki tabelaryczne i inne treści. Wideokonferencje działają również na urządzeniach mobilnych, umożliwiając inicjowanie i uczestnictwo w grupowych wiadomościach w czasie rzeczywistym za pomocą urządzenia z Androidem lub iOS bez względu na lokalizację.
Można zrobić wszystko, co możesz zrobić w wersja internetowa za pomocą aplikacji mobilnej, choć ma kilka wad, takich jak brak narzędzi do formatowania tekstu i niemożność interakcji z niektórymi integracjami (nie możesz tworzyć dokumentów na Dysku Google, dla przykład).
Możesz jednak przesyłać pliki, tworzyć nowe obszary robocze i dodawać członków do swojej organizacji (pod warunkiem, że masz odpowiednie uprawnienia) z testowanej aplikacji na iOS. Wszystkie zmiany są przekazywane do serwera w momencie ich wprowadzania i pojawiają się natychmiast.
Aplikacja przeglądarki Intellinote zapewnia dostęp do Twojej organizacji z dowolnego komputera z połączeniem internetowym, ale możesz także pobierz dedykowane wersje na komputery dla Prochowiec i Windows. Każdy z nich zapewnia powiadomienia w czasie rzeczywistym i nie pozwala przeglądać najważniejszych zadań.
Zintegrowane podejście
Intellinote stara się przyjąć całkowicie zintegrowane podejście do organizowania projektów, zespołów i organizacji. Jedno rozwiązanie łączy elementy zarządzania projektami, komunikacji grupowej w czasie rzeczywistym, prostego udostępniania plików metodą „przeciągnij i upuść” i integracje z Dyskiem Google, Dropbox i innymi niezbędnymi narzędziami biznesowymi.
Intellinote ma na celu wyeliminowanie potrzeby kilku różnych rozwiązań, robiąc to wszystko w jednym miejscu. Istnieje nawet interfejs API Intellinote dla lepszej integracji Intellinote z obiegiem pracy Twojej firmy.
I to działa - obszary robocze to świetny sposób na utrzymanie pracy we właściwym miejscu bez powodowania bałaganu. Szablony można dostosowywać do najmniejszych wymagań organizacji, a następnie wdrażać raz za razem. Prawie każdy zespół może skorzystać z szybszej i bardziej efektywnej komunikacji - niezależnie od tego, czy masz 3, 30 czy 300 osób. Intellinote działa dla obu zespołów i osoby, co pozwala zespołom współpracować na dużą lub małą skalę w zależności od wymagań.
Co więcej, jest bezpłatny do użytku osobistego, a 30-dniowy, w pełni funkcjonalny okres próbny oferuje zespołom wiele możliwości decydowania, czy 10 USD za użytkownika, miesięcznie w przypadku planu standardowego jest do zaakceptowania.
Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego i stać się dzisiaj bardziej produktywnym!
Tim jest niezależnym pisarzem, który mieszka w Melbourne w Australii. Możesz śledzić go na Twitterze.