Jak Twoje wiadomości e-mail mogą sprawić, że ludzie Cię pokochają lub nienawidzą

Reklama

Wiem, że myślisz, że wiesz jak napisać dobry e-mail Jak pisanie niesamowitych e-maili może pomóc w rozwoju karieryWysyłanie profesjonalnych wiadomości e-mail stanowi niematerialny wzrost reputacji online (i offline). Ostateczną miarą kunsztownego wysyłania e-maili jest to, że możesz załatwić pracę lub zorganizować koncert za pomocą imponującego e-maila ... Czytaj więcej , ale chciałbym poświęcić chwilę na wyjaśnienie poprawny sposób na napisanie e-maila. Jak się czułeś na tym zdaniu? Trochę tak, jakbym rozmawiał z tobą, jakbyś miał trzy lata, prawda? Tak łatwo e-mail może obrażać ludzi.

Jeśli chcesz spotkać się w pozytywny sposób - jako gracz zespołowy, kompetentny lider lub zaufany przyjaciel - słowa, które wybierzesz i sposób ich połączenia, mają ogromny wpływ. Ma to jeszcze większe znaczenie w e-mailu, ponieważ w odróżnieniu od czatu telefonicznego lub wideo nie widać twarzy osoby. Nie widać uśmieszku, gdy wywołują sarkazm, ani zmarszczki na czole, ponieważ coś, co właśnie powiedziałeś, myli je. Niektórzy uważają, że właśnie dlatego technologia taka jak e-mail i

sieci społecznościowe szkodzą społeczeństwu Negatywny wpływ serwisów społecznościowych na społeczeństwo [Opinia]Mam konta w kilku serwisach społecznościowych i spędzam na nich zbyt dużo czasu, pisząc własne aktualizacje i czytając aktualizacje innych. Lubię to robić, mogąc wchodzić w interakcje z przyjaciółmi, ... Czytaj więcej .

Dzięki e-mailowi ​​jesteś prawie jak ślepa latarnia. Dla niektórych osób ten rodzaj działa dobrze, ponieważ są ludźmi, którzy lubią rozmawiać w ludzie, a nie do ludzie. Jeśli pracujesz w dowolnym środowisku, w którym e-mail jest często używaną formą komunikacji, najprawdopodobniej wiesz, że pojawia się tak wiele różnych „osobowości e-mail”. Jest patronizator, nienawidzący nienawiści troll, chronicznie nie na temat, Pan (lub Pani) negatywność… lista jest długa.

Skąd więc wiesz, czy trafiasz na niewłaściwy sposób, nie zdając sobie z tego sprawy? Z jakimi zasadami możesz się zawsze starać, aby zawsze być przyjazną, otwartą i współpracującą osobą, z którą ludzie naprawdę lubią pracować? Poniższe wskazówki powinny dać przewagę w kierunku bardziej przyjaznej i produktywnej komunikacji e-mail.

Granica między pewnością siebie a arogancją

Wiele razy ludzie, którzy w e-mailu są aroganccy, nawet nie zdają sobie sprawy, jak się spotykają. Wiele razy próbują po prostu wywrzeć na kimś wrażenie lub zdobyć szacunek kolegów lub znajomych. Spośród wszystkich błędów e-mailowych, które ludzie popełniają - zwłaszcza w pracy - jest to duży błąd. Tak wielu próbuje zaimponować szefowi, że wiele razy staje się on ciągłą grą o jednoosobowe mistrzostwo między kolegami. Wszyscy chcą tej promocji, a często jedyny widok wydajności widziany przez menedżera to to, co jest zgłaszane w wiadomościach e-mail. Przynajmniej taki jest proces myślowy.

Problem zaczyna się, gdy często pojawia się słowo „ja”. „Chcę, żebyśmy zaczęli to robić natychmiast”, lub „Chcę być tutaj jasny…”

Frazy nie są egocentryczne. Stają się także rozmową dyktatorską. To prawie jak związek rodzic-dziecko, w którym jedna osoba uważa, że ​​podyktuje wszystkie zasady, a ty powinieneś się zamknąć i słuchać.

Nikt nie lubi być po stronie odbiorcy i zaufaj mi, nie chcesz też być po stronie dostarczania. Nikt cię nie polubi.

Carmine Gallo, konsultantka i autorka trenera umiejętności, napisała, że ​​aroganccy ludzie unikają kontaktu wzrokowego. Wydaje się, że prawie rozmawiają przez ty, a nie na ciebie. To dlatego, że tak naprawdę nie obchodzi ich, z kim rozmawiają, tylko to, co mają do powiedzenia, zostaje usłyszane. Dzieje się tak również w e-mailach dzięki ciągłemu używaniu „ja”, z niewielkim naciskiem na to, co mówią inni, poza okazjonalnymi powierzchownymi komentarzami na temat „doceniania” twojego wkładu. Możesz się założyć, że menedżer nie przeczyta tego, co piszesz, ale będzie zajęty próbą wymyślenia czegoś one chcę powiedzieć dalej.

Nikt nie potrzebuje cię do „wkraczania”, Big Guy.

Kolejną wskazówką, że masz nadmuchane ego na rękach, jest to, że jesteś w trakcie rozmowy e-mailowej, która obejmuje CC listę kilku osób, a potem niespodziewanie ktoś dołącza do rozmowy z frazą: „Pozwól mi wejść tutaj na za chwilę…"

Oto, co tego typu sformułowanie, podobne do „Pozwól mi wyjaśnić ...”, robi osobom, które czytają Twój e-mail. Mówi im, że uważasz, że masz wszystkie odpowiedzi. Mówi im, że uważasz, że do tej pory zostali wprowadzeni w błąd i niepoprawni, a oto jesteś - bohater w lśniącej zbroi na białym koniu - jedzie, aby ocalić każdego przed własną głupotą i ignorancja.

Świetna robota, panie Hero - właśnie alienowałeś wszystkich w zespole, używając pierwszych słów e-maila.

Oto niektóre z najpotężniejszych wskazówek dotyczących uprzejmej, ale profesjonalnej komunikacji.

Bądź szczery i skromny

Znakiem prawdziwego lidera jest ten, który nie tylko przyznaje, że nie ma wszystkich odpowiedzi, ale ponadto stwierdza - często i zdecydowanie - że to pracownicy mają największe wgląd i umiejętności. Najlepszym sposobem na to w e-mailu jest skontaktowanie się z pracownikiem, gdy wysyłasz e-maila do przełożonego i dobrze o nim mówisz. Zrób to samo, gdy rozmawiasz z innymi członkami zespołu - mów dobrze o swoich pracownikach. Dowiedz się, kiedy odnieśli duży sukces.

Może to być sprzeczne z intuicją dla osób, które zajmą stanowisko kierownicze, aby nie budować sami w górę. W końcu pozycja jest autorytetem i może się pochwalić. Większość menedżerów uważa, że ​​z szacunku dla pracowników muszą oni wyglądać na intelektualnie lepszych. Niestety w większości przypadków robi to odwrotnie.

Zadawać pytania

Menedżer wydaje się dziwny prosząc pracowników o odpowiedzi zamiast dawać im odpowiedzi, ale wierzcie lub nie, kiedy dajecie ludziom możliwość opracowania rozwiązań dla was, to także sprawia, że ​​szanują was. Po wykonaniu zadania znalezienia odpowiedzi na problem nie tylko poczują się pewniej sami, ale będą też pamiętać, że to ty zainspirowałeś ich do zwiększenia i zdobycia tego sukces. To sekret zarządzania - koncentrowanie się na sukcesach osób pod tobą, a nie na własnych.

Pomyśl o tym - masz wyjątkową pozycję, aby zbudować zespół ludzi pewnych siebie, odnoszących sukcesy, dla których pracujesz ty. Wyobraź sobie, o ile więcej może osiągnąć taki zespół niż zespół pełen ludzi niezadowolonych i niemotywowanych.

Ale… Nie używaj „Ale”

Inną zabawną taktyką, którą widziałem w e-mailach menedżerów podczas moich różnych podróży, jest cała procedura przynęty i zamiany. To tutaj kierownik zaczyna od wiadomości e-mail z komplementem, a następnie dokonuje zmiany, aby narzekać na coś lub poprosić o dodatkową pracę. Jest to szczególnie szkodliwe, ponieważ daje fałszywe wrażenie, że masz zamiar być uczciwy i pokorny (zgodnie z zaleceniami powyżej) oraz budujesz oczekiwania pracownika, że ​​wkrótce otrzymają komplement, a następnie po prostu niszczysz, robiąc dokładnie naprzeciwko.

Są to frazy w stylu: „Świetnie sobie radzicie, ale…” lub „Lubię to, co zrobiliście z tym diagramem, ale…”

Jest to w rzeczywistości bękart odwiecznej rady udzielanej menedżerom, że powinni zawsze zacznij od e-maila z prośbą o coś lub krytykuj coś z czymś pozytywnym, aby „złagodzić cios". Nie zrozum mnie źle, zrobione szczerze, to faktycznie działa. Problem polega na tym, że większość ludzi nie wie, jak to zrobić szczerze, a zamiast tego wygląda na protekcjonalną, pompatyczną dupę.

Chyba że naprawdę czujesz, że ktoś wykonuje dobrą robotę - wystarczy ominąć puste frazesy i zabrać się do pracy. Twój pracownik doceni to, że jest traktowany jak dorosły, a nie jak pięciolatek.

Pokaż ludziom, że zależy Ci na tym, co mówią

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy lub współpracownicy cię docenili i czuli, że jesteś autentyczną osobą, ważne jest, aby być szczerym i szczerym wobec ludzi. Bycie szczęśliwym jest wspaniałe, ale bycie pozytywnym tylko ze względu na bycie pozytywnym wydaje się bardzo puste i protekcjonalne przez e-mail. Jeśli musisz przekazywać złe wiadomości, stosując podejście „najpierw powiedz coś pozytywnego”, zrób to autentycznie. Nie mów po prostu „jesteś niesamowitym pracownikiem”, ale zamiast tego wspomnij o czymś, co specjalnie zrobili, co to pokazuje. To mówi im, że tak naprawdę zwracasz uwagę - zależy ci na tym, co robią i co mówią.

Zarządzanie ludźmi jest prawdopodobnie jednym z najtrudniejszych zadań, ponieważ ludzka natura polega na nieufności i niechęci do władzy. Kiedy jesteś na pozycji autorytetu, jest to o wiele bardziej konieczne, aby być pokornym, autentycznym i uczciwym.

Nie wystarczy powiedzieć, że zależy ci na ludziach. Pokaż to.

Nie wystarczy powiedzieć, że kogoś doceniasz. Opisz dlaczego.

Korzystając z poczty e-mail, ludzie przyjmują wszelkie założenia dotyczące tego, co mówisz - więc nie zostawiaj miejsca na błędną interpretację. Ludzie docenią twoją szczerość i uczciwość - nie tylko twoich pracowników, ale także twoich kolegów. Jeśli to dobrze wykonasz, pewnego dnia znajdziesz się na końcu nagrody „szanowanego lidera”.

Jak starasz się dobrze komunikować za pomocą poczty e-mail? Jakie podejście podejmiesz, aby nie obrażać ani nie patronować ludziom? Podziel się swoimi wskazówkami w sekcji komentarzy poniżej!

Źródło zdjęcia: Biznesmen egocentryczny, biznesmen obejmujących twarz, koledzy dyskutują, szyderczy szef,wielki biznesmen (wszystko przez Shutterstock)