Reklama
Przeciążenie poczty e-mail jest obecnie dużym problemem. Ponadto poczta e-mail to nie tylko komunikacja, ale także w dużej mierze dyktuje listę rzeczy do zrobienia. Ponadto ciągłe powiadomienia mogą rozpraszać uwagę. Wszyscy potrzebujemy sposobu na oswajanie e-maili.
Sztuczki, aby zapobiec przepełnieniu skrzynki odbiorczej 3 proste sposoby na powstrzymanie przeciążenia wiadomości e-mail przed trafieniem do skrzynki odbiorczejE-mail cieszy się reputacją zabójcy produktywności. Dobre zarządzanie pocztą e-mail może pomóc w utrzymaniu czystości skrzynki odbiorczej, ale czy nie byłoby wspaniale, gdybyś miał jej mniej na początku? Czytaj więcej są na porządku dziennym. Kto lepiej o tym mówić niż mężczyzna, który chciał oswoić Gmaila od 2006 roku? Andy Mitchell jest założycielem ActiveInbox, aplikacja do organizowania skrzynki odbiorczej Gmaila Uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą Gmaila dzięki ActiveInbox Czytaj więcej .
Andy: Walczyłem z tym od lat.
- Jeśli najpierw wysyłasz e-maile, zostajesz wciągnięty i tracisz cały ranek (trochę jak oglądanie wideo na YouTube, a następnie śledzenie podobnych w dół króliczej nory).
- Ale jeśli to przełożysz, prawdopodobnie przegapisz coś krytycznego lub utkniesz w czymś innym i nigdy do tego nie wrócisz.
Odpowiedź brzmi: jedno i drugie! Chociaż w dwóch łatwych kęsach.
Pierwszy, osiągnąć skrzynkę odbiorczą zero przy użyciu podejścia Davida Allena 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero esencji e-mailiSkrzynka odbiorcza Zero to jedno z najpopularniejszych słów z buzza. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. Czytaj więcej , dla każdego e-maila:
- Czy to śmieci? Usuń to.
- Czy potrafisz odpowiedzieć w ciągu 2 minut? Następnie zrób to i usuń.
- W przeciwnym razie działaj na później. Gmail (z ActiveInbox) lub Outlook pozwoli ci określić status priorytetu. (Możesz od razu odpowiedzieć na wszystkie krytyczne wiadomości e-mail)
Dlaczego warto wybrać Inbox Zero? Słowami Merlina Manna…
„To„ zero ”? Nie chodzi o to, ile wiadomości znajduje się w skrzynce odbiorczej - chodzi o ilość własnego mózgu w tej skrzynce odbiorczej. Zwłaszcza, gdy tego nie chcesz. ”
Zapewnia Ci czysty start w dobry początek dnia.
Przedmiot działania: Wybierz kilka punktów o niskim zużyciu energii później w ciągu dnia, aby wykonać e-maile. Opowiadam się za senną pół godziny po obiedzie i tuż przed końcem dnia. Zanurz się na liście akcji z wiadomościami e-mail i powiększ je.
Czy e-mail powinien być sprawdzany przez cały czas, czy okresowo?
Andy: Myślę, że jeśli zastosujesz powyższe podejście do Inbox Zero, możesz sprawdzać co godzinę, aby mieć świadomość pilnych rzeczy, ale odkładaj wszystko, co wymaga czasu na bardziej okresowe bloki.
Oczywiście, jeśli pracujesz w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, nie masz wyboru - e-mail to twoje życie!
Jak kategoryzujesz e-maile między zadaniami, ważnymi informacjami i innymi pracami?
Andy: Po pierwsze, ważne są tylko dwie duże kategorie: Czy to zadanie, czy materiał referencyjny? Każdy inny e-mail jest po prostu usuwany.
Następnie zadania można pogrupować według statusu. Na przykład. wysoki priorytet, niski priorytet i „Oczekiwanie na”.
Lista „Oczekiwanie na” jest najsilniejsza, do wszystkiego, co jest blokowane, gdy czekasz, aż ktoś coś zrobi. Te e-maile są zwykle tymi, które zagłębiają się w głąb naszego klienta poczty e-mail i całkowicie zapominamy o kontynuowaniu.
Przedmiot działania: W Gmailu zachowaj etykietę; lub w Outlooku zachowaj flagę; a kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, na którą zdecydowanie potrzebujesz odpowiedzi, zaznacz ją. Następnie raz w tygodniu możesz wpaść na listę Oczekiwanie na i ścigać wszystkich, którzy nie odpowiedzieli.
Czy e-mail powinien być używany jako lista rzeczy do zrobienia?
Andy: Tak!
Jeśli zadania już wchodzą do skrzynki odbiorczej, jaka jest alternatywa? Będziesz musiał skopiować i wkleić je ze swojego e-maila do innego systemu.
Jest to ogromne źródło marnowania czasu i zamieszania, a zadania są powielane w różnych systemach. Z tego powodu David Allen opowiada się za „twardymi krawędziami” (pozycja powinna pojawić się tylko na jednej liście), aby twój mózg był uporządkowany i wolny od stresu.
Oczywiście główną wadą zwykłych klientów poczty e-mail jest to, że nie są oni dobrzy w obsłudze tych zadań e-mail. Dlatego oryginalnym pomysłem ActiveInbox były e-maile są zadaniami. Nie ma separacji ani powielania.
Przedmiot działania: [Nota redaktora] Możesz zamień Gmaila w tablicę zadań podobną do Trello dzięki Sortd Zmień Gmaila w tablicę zadań podobną do trello dzięki SortdWe współczesnej sile roboczej Twój e-mail często zamienia się w listę zadań. Teraz możesz uzyskać organizację w stylu Trello bezpośrednio w Gmailu dzięki nowemu rozszerzeniu Chrome Sortd. Czytaj więcej , zapewniając wygodę korzystania ze zwykłej skrzynki odbiorczej i dodając skórkę listy rzeczy do zrobienia.
Jakie są skuteczne sposoby używania poczty e-mail do zapisywania zadań?
Andy: Jeśli chcesz dodać zadanie, które nie rozpoczęło się jako wiadomość e-mail, po prostu wyślij wiadomość e-mail do siebie! Następnie musisz oznaczyć to jako zadanie.
Dzięki ActiveInbox możesz zastąpić temat wiadomości e-mail nazwą zadania, ustawić status i termin, dodać listę kontrolną i notatki oraz włączyć ją do projektu. Zmienia Gmaila w pełnego menedżera zadań.
Przedmiot działania: W Gmailu możesz oznaczyć wiadomość e-mail gwiazdkami; z Skrzynka odbiorcza Google możesz dodaj przypomnienia lub odłóż wiadomość e-mail Recenzja skrzynki odbiorczej Google: powiew świeżego powietrzaGmail to nazwa domowa w dziale e-mail, ale Google nie był z niej zadowolony. Poznaj Google Inbox, nowy sposób dostępu do poczty e-mail. Czytaj więcej .
Czy nasza skrzynka odbiorcza jako lista zadań staje się kolejnym systemem rywalizującym o uwagę?
Andy: Z pewnością jest to system konkurujący o naszą uwagę, ale nasza skrzynka odbiorcza już to robi. Więc to nie jest kolejny. Fakt, że Twoja skrzynka odbiorcza jest już listą zadań, bez szczególnej potrzeby, właśnie dlatego powinieneś ustawić ją jako centralną listę zadań.
Zawsze łatwiej pływać z prądem. Możesz spróbować utrzymywać listę zadań w innym miejscu, ale jeśli większość zadań pochodzi z wiadomości e-mail, czy chcesz aby dalej z tym walczyć, kopiuj i wklejaj e-maile do swojego innego menedżera zadań i krzycz na kolegów, którzy nadal wysyłają e-maile ty? Nie walcz z tym! Ustaw e-mail jako rdzeń listy zadań.
Przedmiot działania: [Nota redaktora] Jeśli nadal chcesz korzystać z zewnętrznej listy zadań, Todoist i Any.do pozwala dodawać zadania bezpośrednio z Gmaila.
Czy efektywność poczty e-mail jest obowiązkiem współpracy czy indywidualności? Jakiej etykiety powinniśmy przestrzegać?
Andy: Jeśli chodzi o etykietę, odpowiedź jest zdecydowanie, zdecydowanie oparta na współpracy. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych elementów w społeczeństwie, chodzi o szanowanie innych tak samo jak siebie. [Nota redaktora: Podobnie jest kilka wiadomości e-mail z pewnością obrażają, gniewają lub denerwują odbiorców 6 sposobów na obrażanie, gniew i irytację przy każdym wysyłanym e-mailuE-maile są trudne. Naprawdę trudno jest przekazać to, co naprawdę chcesz powiedzieć w wiadomości e-mail, a połowa czasu prawie zawsze Cię źle zrozumie. Problem polega na tym, że ... Czytaj więcej ]
Mimo pozornej grzeczności myślę, że e-maile z napisem „dzięki!” lub „ok!” są całkowitą stratą czasu, a zatem złem.
Jednak jeśli chodzi o narzędzia współpracy, to inna sprawa. E-mail jest z natury solo. Przynajmniej do koordynowania harmonogramu zespołu nadal potrzebujesz menedżera projektu, narzędzia CRM i komunikatora internetowego.
Przedmiot działania: Jestem fanem 3 Zdania. Brevity oszczędza czas - nawet Ty, gdy będziesz musiał ponownie przeskanować wiadomość e-mail w przyszłości. Natomiast wafelkowe e-maile są leniwe i niegrzeczne.
Zadaj Andy'emu pytania dotyczące poczty e-mail!
Andy Mitchell będzie czytał komentarze i odpowiadał na wszelkie pytania dotyczące obsługi poczty e-mail. Teraz masz szansę na rozwiązanie tego irytującego problemu!
Kredyty obrazkowe: KairLea Latumahina Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip
Mihir Patkar pisze o technologii i produktywności, gdy nie patrzy na to z bliska.