Wskazówki dotyczące planowania i efektywnych spotkań w Google Hangouts

Reklama

Dzięki dzisiejszej technologii internetowej organizowanie spotkań online może być zarówno wydajne, jak i opłacalne, zwłaszcza jeśli planujesz je wcześniej i korzystasz z narzędzi oszczędzających czas. Przez ostatnie kilka miesięcy uczestniczyłem w spotkaniach online w Google Hangouts.

Chociaż ma ograniczenia, platforma głosowa i wideo jest dość łatwa w użyciu i zawiera dodatkowe funkcje przydatne do organizowania spotkań.

Przygotowanie do Google Hangouts

Najlepszym sposobem na zaangażowanie uczestników spotkania w Google Hangouts jest wysłanie im instrukcji dotyczących pobierania i instalowania wtyczki Hangouts. Zrób to na kilka dni przed spotkaniem, aby zapewnić uczestnikom czas na skonfigurowanie.

Poinformuj uczestników, że będą potrzebować kamery i mikrofonu. Mikrofon, nawet para słuchawek iPhone'a, oddziela dźwięk od wejścia audio, dzięki czemu głosy nie odbijają się echem w rozmowie.

Następnie opracuj program spotkania. Cały artykuł można napisać o tworzeniu agendy. Ale jednym z ważnych problemów związanych z tworzeniem programów jest nie tylko wyszczególnienie pozycji w agendzie, należy również podać krótki opis lub cel dla każdego elementu. Na przykład, jeśli przedmiotem jest „firma potluck” lub „sieci społecznościowe”, określ, co Ty lub pozostali członkowie chcesz osiągnąć za pomocą tego elementu.

Omówisz? dlaczego musisz zbudować sieć społecznościową lub chcesz przejrzeć istniejący plan sieci społecznościowych? A może celem jest raport i oceniać dane o sieciach społecznościowych. Określenie celu dla każdego przedmiotu pomoże zdecydować, ile czasu potrzebuje każdy przedmiot i jakie zasoby są potrzebne do omówienia, aby je omówić.

Wyślij zaproszenie na Hangout przynajmniej 30 minut przed terminem spotkania. To da uczestnikom czas na skonfigurowanie kamery i mikrofonu. Niestety musisz wysyłać zaproszenia za każdym razem, gdy organizujesz spotkanie w Hangouts. Zaproszenia można tworzyć za pośrednictwem poczty e-mail lub ze strony Hangouts, a tylko 9 osób może brać udział w Hangoucie jednocześnie. Staraj się także zaczynać i kończyć spotkania na czas.

Aplikacje na spotkania

W obszarze Hangoutów jednym z pierwszych narzędzi, o których uczestnicy powinni wiedzieć, jest funkcja czatu w lewym górnym rogu strony. Pisemne czaty mogą być przydatne do burzy mózgów, udostępniania linków i publikowania innych pisemnych informacji.

Okno czatu jest szybkie i łatwe, ale Google Hangouts integruje się z Dokumentami Google, które również znajdują się na pasku menu Hangouts. Każdy uczestnik może zainicjować dokument w Hangouts, ale dokument nie będzie widoczny dla innych uczestników, dopóki nie wybiorą Dokumentów Google na pasku menu.

Możesz oczywiście udostępniać istniejące dokumenty za pomocą tego narzędzia, które jest kolejnym skutecznym sposobem na zwiększenie wydajności spotkań. Jeśli na przykład punkt porządku obrad wymaga omówienia i przeglądu komunikatu prasowego, dokument ten można wyciągnąć i współpracować podczas spotkania.

Aplikacja Screenshare to kolejne przydatne narzędzie. Uczestnik może kliknąć przycisk Udostępnianie ekranu i wybrać opcję udostępnienia otwartego okna lub całego ekranu na pulpicie. Udział w ekranie zastąpi kamerę wideo i pokaże, co jest na ekranie komputera. Po prostu odznacz przycisk Udostępnianie ekranu, aby wrócić do aparatu.

Robienie minut

Jeśli regularnie organizujesz spotkania jako grupa, organizacja lub firma, prawdopodobnie zechcesz poświęcić kilka minut na spotkanie, aby przejrzeć zadania, zadania i podsumowania dyskusji. Jest na to kilka narzędzi. Przydatnym jest po prostu utworzenie szablonu minut w Dokumentach Google.

Jednak podczas pisania w Google Hangouts uczestnicy usłyszą pisanie na klawiaturze, nawet jeśli używasz słuchawek audio. Dlatego każdy, kto pisze i zajmuje minuty, prawdopodobnie będzie musiał wyciszyć mikrofon podczas pisania.

Wolę jednak używać aplikacji na iPada o nazwie Zabieracz minuty (7,99 USD). Jest to bardzo przydatne do robienia minut i zarządzania nimi, a podczas korzystania z wbudowanej klawiatury na iPadzie nie ma hałasu w tle.

Kiedy korzystam z MinuteTaker, mogę prawie dokończyć i wysłać wiadomość e-mail zaraz po spotkaniu. Największą wadą aplikacji jest to, że można udostępniać minuty tylko w formacie PDF; Można jednak skopiować i wkleić zawartość do zwykłego pliku tekstowego. Aplikacja online, minut.io Spraw, by protokół działał: jak robić skuteczne notatki podczas spotkaniaJest to umiejętność, którą niewielu ludzi opanowało; idealne minuty spotkań. Zapis wydarzeń oszczędza ci bólów głowy w dalszej linii. Oto jak efektywnie wykorzystujesz minuty na spotkaniu. Czytaj więcej , jest kolejnym narzędziem do robienia minut.

Spotkania nigdy nie są idealne, ale przy dobrym planowaniu i odpowiednich narzędziach mogą być bardziej wydajne i mniej czasochłonne.

Wcześniej pisaliśmy o Google Hangouts. Sprawdź niektóre z poprzednich artykułów poniżej:

Jak korzystać z Hangoutów Google+, aby spotkać się z przyjaciółmi Jak korzystać z Hangoutów Google+, aby spotkać się z przyjaciółmiGoogle Hangouts to kluczowa funkcja Google+. Jeśli jeszcze nie korzystasz z Hangouts, nie możesz tego zrobić! Może jeszcze nie dołączyłeś do Google+. Cóż, jeśli masz konto Google, dołącz do ... Czytaj więcej
5 powodów, dla których Hangouty Google są chłodniejsze niż Skype do czatów wideo 5 powodów, dla których Hangouty Google są chłodniejsze niż Skype do czatów wideoHangouty to podejście Google do czatów. Podobnie jak wiele razy wcześniej Google zamienił dobry pomysł w coś niezwykle przydatnego, zachowując jednocześnie prostotę i łatwość użycia, dzięki czemu jest fantastyczny. W tym... Czytaj więcej

Daj nam znać, jeśli używasz Google Hangouts do organizowania spotkań. Jakie są zalety i wady?