5 sposobów na efektywne organizowanie spotkań i zatrzymywanie marnowania czasu

Reklama

Wszyscy nie znoszą spotkań, ale wszyscy wiedzą, że są jednocześnie niezbędni. Jak więc usprawnić spotkania zamiast marnować czas? Te witryny i aplikacje mogą pomóc.

Narzędzia w tym artykule lepiej nadają się do spotkań osobistych. Chociaż możesz ich używać również do zdalnych zespołów, lepiej jest z najlepsze bezpłatne narzędzia do spotkań online do współpracy ze swoim zespołem 6 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołemMałe zespoły nie potrzebują drogich aplikacji korporacyjnych do współpracy. Oto sześć fantastycznych narzędzi, których możesz użyć do zarządzania danymi, komunikacją i innymi zadaniami swojego zespołu. Za darmo. Czytaj więcej . Od wideokonferencji po zarządzanie projektami, każdy znajdzie coś dla siebie na tej liście.

Sałata Poznaj (Internet): Znajdź, kiedy możesz się spotkać, nie potrzebujesz rejestracji

Przyłączenie się do nowej usługi przy każdym małym zadaniu jest denerwujące. Lettuce Meet to prosta aplikacja internetowa, która pozwala ustalić najbardziej dogodną datę i godzinę spotkania dla wszystkich, prosząc o preferencje każdego z nich.

To jest strasznie proste. Rozpocznij wybrane spotkanie z jego nazwą i przeznaczeniem, a następnie dodaj daty, w których możesz się spotkać, i wybierz przedziały czasowe każdego dnia, w którym jesteś wolny. Wyślij unikalny adres URL sałaty każdemu, kto może podobnie dodać własną dostępność. Bezpłatne miejsca dla wszystkich uczestników (oznaczone na zielono) będą się na siebie nakładać, pokazując najlepszy czas na spotkanie.

Sałata Spotkanie jest jednym z tych prostych narzędzia do współpracy bez rejestracji 10+ narzędzi do współpracy bez rejestracji, z których możesz skorzystać w 10 sekundWspółpraca online może zaoszczędzić zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi czas i pieniądze. Szybka współpraca może zaoszczędzić nieco więcej. Te narzędzia są gotowe do pracy, gdy jesteś. Nie wymaga rejestracji. Czytaj więcej które pomogą ci załatwić sprawę bez przeskakiwania przez obręcze. W Twojej firmie łatwiej jest korzystać z Kalendarza Google lub Microsoft Outlook. Ale gdy jest to spotkanie z osobami zewnętrznymi, takimi jak klienci lub klienci, bezproblemowe narzędzie, takie jak Lettuce Meet, jest bardziej neutralną ścieżką.

Czy często musisz znosić długie i bezcelowe spotkania? Zwykle dzieje się tak, ponieważ osoba prowadząca spotkanie nie przygotowała się wystarczająco dobrze. Ta lista kontrolna spotkania zespołu zapewni sprawne przebieg spotkania zarówno dla lidera, jak i uczestników.

Lista kontrolna podzielona jest na zadania przed, w trakcie i po spotkaniu. Część „W trakcie” jest pełna małych ciekawostek, na które należy zwrócić uwagę, ponieważ są to rzeczy, które często wykraczają poza spotkania. Na przykład „jeden temat będzie omawiany na raz” i „każdy punkt porządku obrad zostanie głośno podsumowany” wydaje się trywialny, ale dołożą wszelkich starań, aby spotkanie zakończyło się sukcesem.

Możesz wydrukować całą listę kontrolną, aby zabrać ją ze sobą na spotkanie. Lista kontrolna spotkania zespołu zachęca do kliknięcia wszystkich przycisków listy kontrolnej i wysłania jej pocztą e-mail do wszystkich uczestników, ponieważ deklarowanie swoich celów na głos powoduje niewielką presję społeczną, która pomaga w wykonywaniu zadań. To jest podobne do posiadania grupa mózgów, aby osiągnąć cele Jak grupa Mastermind może pomóc Ci osiągnąć więcej celówTermin „grupa umysłowa” jest obecnie szeroko stosowany w sferze rozwoju osobistego, ale czym dokładnie są, czy działają i jak można założyć własną grupę? Czytaj więcej .

Każde spotkanie wymaga ustalonego programu. Jeśli tego nie masz, wybierasz się na wijącą się dyskusję, w której nic się nie robi i wszyscy marnują czas. Aby dowiedzieć się, jak ustawić plan spotkania, skorzystaj z tych bezpłatnych szablonów jako przewodników.

Lista bezpłatnych szablonów Smartsheet obejmuje szereg różnych scenariuszy spotkań: spotkanie nieformalne, spotkanie biznesowe, spotkanie zarządu, spotkanie zespołu, spotkanie proste, spotkanie cotygodniowe i tak dalej. Możesz używać tych szablonów w Microsoft Word, Dokumentach Google lub dowolnym edytorze tekstu, który Ci się podoba, obsługujący format pliku DocX.

Chociaż szablony są dobrym kręgosłupem do ustalania porządku dziennego, pamiętaj również o przeczytaniu Harvard Business Review wskazówki, jak zaprojektować plan spotkania. Ma kilka świetnych sztuczek, takich jak lista tematów jako pytań, na które zespół musi odpowiedzieć, zamiast ogólnych, otwartych tytułów.

Wreszcie, jeśli nie znajdziesz tego, czego potrzebujesz w powyższych szablonach agendy, sprawdź naszą listę innych 15 szablonów harmonogramu spotkań dla programu Word 15 darmowych szablonów planu spotkań dla Microsoft WordTe bezpłatne szablony harmonogramu spotkań dla programu Microsoft Word mogą zapewnić dobry początek każdego rodzaju spotkania. Czytaj więcej .

Zgadzam się (Internet): weź protokół ze spotkania, udostępnij je i przypisz zadania

Zadaniem jednej osoby na każdym spotkaniu jest poświęcenie minut. „Protokół ze spotkania” to w zasadzie lista wszystkich wartych odnotowania wydarzeń. Mogą to być zadania, informacje, dyskusje tematyczne lub więcej. AgreeDo pomaga ci to łatwo i za darmo rozdzielić.

Łatwo jest utworzyć konto, skonfigurować spotkanie i zaprosić uczestników. Każdy element może być oznaczony jako jeden z czterech typów: informacja, decyzja, zadanie lub temat. Ułatwia to komuś poświęcenie minut na szybkie zapisywanie rzeczy, a następnie przekształcenie ich w odpowiednią kategorię.

Zadania można przypisać uczestnikom poprzez dodanie ich wiadomości e-mail, a także można wyznaczyć termin. Możesz dodać jeden załącznik do każdego spotkania. Uczestnicy mogą również dodawać komentarze do protokołu.

Darmowa wersja AgreeDo ogranicza Cię do czterech spotkań miesięcznie oraz trzech uczestników i jednego załącznika na spotkanie. Wersja premium może zwiększyć te limity zgodnie z Twoimi potrzebami.

Dobrą praktyką jest podsumowanie każdego spotkania, poświęcając mu więcej czasu i upewniając się, że wszyscy się z nim zgadzają. Jeśli AgreeDo nie jest twoją filiżanką herbaty, możesz użyć szablony protokołów spotkań 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistówFormat protokołu spotkania zawiera najważniejsze informacje. Użyj jednego z tych szablonów protokołu spotkania, aby szybko zastosować format MOM. Czytaj więcej dla Microsoft Word lub Dokumentów Google.

Nie chodzi tylko o wstawanie (eBook): bezpłatny przewodnik po codziennych porannych spotkaniach

Aplikacja do zarządzania projektami Qlutter polega na zwiększeniu wydajności pracy. Zebrali darmowy ebook, który uczy ich własnych praktyk, jak prowadzić wydajne i skuteczne codzienne poranne spotkanie.

W ośmiu rozdziałach ebook opowiada o zaletach porannych spotkań, w jaki sposób zaangażować swój zespół w realizację pomysłu i jak zorganizować spotkanie. To krótka książka na 44 stronach, ale na końcu poczujesz się lepiej przygotowana do codziennych spotkań w formie spotkań stand-up lub scrum.

Musisz zapisać się do newslettera Qlutter, jeśli chcesz książkę, po czym możesz ją pobrać w formacie PDF, mobi lub epub. Łatwiej jest wysłać go bezpośrednio do Kindle.

Ściągnij: Nie chodzi tylko o wstawanie (eBook) [już niedostępny]

Co robić, gdy nie prowadzisz spotkania

Masz teraz łatwe narzędzia do konfigurowania spotkania, tworzenia listy kontrolnej, aby śledzić przebieg spotkania, ustalania harmonogramu i zajmowania minut. Wiesz nawet, jak skutecznie prowadzić codzienne spotkanie. Ale wszystko to jest bezużyteczne, jeśli nie poprowadzisz spotkania.

W przypadku, gdy spotkanie zostało zwołane przez twojego szefa i mają tendencję do tego, że spotkania wędrują bez celu, musisz coś z tym zrobić. Zacznij od wysłania tego artykułu do osiem zasad, które szef powinien znać podczas efektywnych spotkań Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefaJeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać podczas efektywnych spotkań. Czytaj więcej . Rób to jednak grzecznie lub wysyłaj anonimowo.