Fakturowanie jest istotną częścią freelancingu. To dowód Twojej ciężkiej pracy i czasu, który zainwestowałeś w pomaganie klientom w dostarczaniu niesamowitych usług. Chociaż fakturowanie można zautomatyzować, możesz nie mieć wystarczającego budżetu, aby wydać na drogie oprogramowanie księgowe.

Ponadto korzystanie z tych samych starych szablonów faktur, z których korzystają wszyscy inni, nie pomoże Twojej marce wyróżnić się. W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć od podstaw fakturę, aby wystawiać rachunki swoim klientom — taką, która jest unikalna dla Ciebie i reprezentuje Twoją markę.

Krok 1: Utwórz listę niezbędnych rzeczy

Faktura zawiera następujące istotne dane:

  1. Informacje biznesowe obu stron: E-maile, numery telefonów, adresy itp.
  2. Numer faktury: Niepowtarzalny numer identyfikujący fakturę (przykład: #1001).
  3. Data wydania: Data wystawienia faktury.
  4. Termin płatności: Data, do której klient ma Ci zapłacić.
  5. Opis: Kolumna zawierająca wszystkie usługi, które dostarczyłeś klientowi.
  6. Cena: Twoje opłaty za jednostkę każdej dostarczonej usługi.
  7. instagram viewer
  8. Ilość: Liczba jednostek Twojej usługi, które klient kupił (przykład: 10 artykułów).
  9. Całkowity: Całkowity koszt każdej dostarczonej pozycji usługi, tj. cena pomnożona przez ilość.
  10. Suma częściowa: Całkowity koszt wszystkich pozycji serwisowych łącznie przed korektami.
  11. Podatek: Podatek płatny (jeśli istnieje) przez klienta przy zakupie Twoich usług. Skonsultuj się z księgowym, aby przeprowadzić Cię przez ten proces.
  12. Do zapłaty: Ostateczny koszt, który klient poniesie w zamian za Twoje usługi po wszystkich korektach.
  13. Szczegóły płatności: Wszystkie akceptowane formy płatności, w tym dane konta.
  14. Regulamin: Warunki, które Ty i Twój klient uzgodniliście przed zawarciem transakcji.

Oto wskazówka: dobrym pomysłem jest umieszczenie na fakturze drobnego gestu wdzięczności. Coś tak małego jak „Dziękuję za Twój biznes” nadaje Twojej fakturze wiele osobowości. Dzięki temu klient wie, że nie możesz się doczekać, aby ponownie z nim współpracować.

Uważaj też przy udzielaniu rabatów. Początkujący freelancerzy często są kuszeni, aby dać swoim klientom duże rabaty w nadziei, że pozostaną w pobliżu. Może to jednak skutkować odwrotnym skutkiem, ponieważ klienci mogą postrzegać Twoją pierwotną cenę jako błędne przedstawienie wartości, którą dostarczasz.

Związane z: Czego klienci szukają podczas zatrudniania freelancerów

Krok 2: Dodaj identyfikatory swojej marki

Tym, co odróżnia świetną fakturę od przeciętnej, jest to, jak dobrze jest ona zaprojektowana. Ten ostatni może zawierać wszystkie niezbędne elementy, ale wygląda niesamowicie nudno i mało inspirująco. Jeśli zrobisz to dobrze, Twoja faktura może działać jako subtelne narzędzie marketingowe, a nie tylko jako dokument prawny.

Możesz to zrobić, używając identyfikatorów marki, takich jak logo, typografia i kolory marki. Dzięki sprytnemu połączeniu koloru, czcionki i składni możesz wpływać na nastrój klienta, gdy patrzy na fakturę i kieruje swoją uwagę na najważniejsze części.

Związane z: Jak stworzyć niestandardową paletę kolorów w Adobe Photoshop

Krok 3: sfinalizuj układ szablonu

Po zakończeniu dodawania identyfikatorów marki następnym krokiem jest sfinalizowanie układu faktury. Oznacza to ułożenie wszystkiego tak, aby wszystkie elementy faktury wzajemnie się uzupełniały. Celem jest tutaj stworzenie niestandardowego szablonu, którego można używać w nieskończoność.

Dobry szablon to taki, który jest zorganizowany, piękny, dokładny i można go nieskończenie wielokrotnie wykorzystywać. Nie martw się, nie musisz być do tego grafikiem. Wystarczy podstawowa wiedza na temat projektowania i ciekawość eksperymentowania. Możesz także zajrzeć do szablonów online w poszukiwaniu inspiracji.

Związane z: Podstawowe elementy projektu i jak ich używać

Mówiąc o projektantach, dobrym pomysłem może być zatrudnienie jednego do tego procesu. Mogą pomóc Ci wykorzystać identyfikatory Twojej marki w sposób, którego mogłeś sobie nie wyobrazić, i lepiej zorganizować fakturę. W końcu zatrudnienie kogoś raz jest o wiele tańsze niż płacenie regularnej opłaty abonamentowej za oprogramowanie księgowe.

Pamiętaj, że Twój szablon powinien być połączeniem projektu i danych. Oznacza to, że powinien dokładnie przedstawiać wszystkie niezbędne szczegóły faktury i nadal wyglądać dobrze. Zwykle trudno jest to zrobić za pierwszym razem, więc nie bój się zepsuć; uczyć się metodą prób i błędów.

Krok 4: Wypełnij szczegóły i sprawdź błędy

Informacje zawarte na fakturze są bardzo ważne, zarówno z prawnego, jak i zawodowego punktu widzenia. Faktura zawierająca nieprawidłowe informacje jest natychmiastową sygnalizacją ostrzegawczą dla klientów i może zaszkodzić, a nawet zakończyć Twoją relację z nimi.

Trzy rzeczy, na które należy zwrócić szczególną uwagę, to ostateczna należna kwota, metody płatności oraz uzgodnione warunki. Pamiętaj, nikt nie lubi niespodzianek na fakturze. Im łatwiej umożliwisz klientowi zapłatę, tym większe prawdopodobieństwo, że otrzymasz płatność na czas.

Krok 5: Wyślij fakturę do swojego klienta

Gdy wszystko jest już ustawione (podobno po wielu poprawkach), wyślij fakturę swojemu klientowi. Upewnij się, że nie używasz edytowalnych formatów dokumentów, takich jak .docx, i zamiast tego wybrałeś .png lub .pdf. Ten pierwszy wprowadza zamieszanie i nieufność do handlu, jeśli którakolwiek ze stron później zmodyfikuje dokument.

Związane z: Czerwone flagi dla klientów, o których powinien wiedzieć każdy freelancer

Jeśli wysyłasz fakturę do nowego klienta i nie wiesz, co napisać w e-mailu, skorzystaj z tego szablonu:

Cześć [kliencie],

Dziękujemy za wybranie [nazwa firmy] dla Twoich wymagań. W załączeniu do tej wiadomości e-mail znajduje się faktura za elementy pracy dostarczone w dniu/w czasie [czas dostarczenia pracy].

Daj nam znać, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub potrzebujesz wyjaśnienia, chętnie pomożemy. Czekamy na przyszłą współpracę.

Utwórz niezapomnianą fakturę

Możesz pomyśleć, że poświęcanie czasu na projektowanie faktury nie jest tego warte, bo przecież nie dostajesz za to zapłaty. Po co więc zawracać sobie głowę tworzeniem niestandardowego szablonu, skoro możesz po prostu użyć gotowego?

Chociaż to prawda, pamiętaj, że niestandardowa faktura jest subtelnym, ale silnym narzędziem marketingowym. Nie tylko sygnalizuje kompetencje i profesjonalizm, ale także pozostawia ślad Twojej marki na każdym nowym kliencie – czyniąc Cię niezapomnianym.

Jak zostać odnoszącym sukcesy freelancerem: 8 podstawowych umiejętności

Chcesz wiedzieć, jak zostać odnoszącym sukcesy freelancerem? Oto kilka kluczowych umiejętności, których będziesz potrzebować!

Czytaj dalej

UdziałĆwierkaćE-mail
Powiązane tematy
  • Praca i kariera
  • Wydajność
  • Faktura
  • Wolny zawód
  • Szablony biurowe
O autorze
Ajusz Dżalan (66 opublikowanych artykułów)

Ayush jest entuzjastką technologii i ma wykształcenie akademickie w zakresie marketingu. Lubi poznawać najnowsze technologie, które poszerzają ludzki potencjał i podważają status quo. Poza życiem zawodowym uwielbia pisać wiersze, piosenki i oddawać się twórczym filozofiom.

Więcej od Ayush Jalan

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować